Tout savoir sur l'Assemblée Générale Extraordinaire

Les assemblées générales extraordinaires ont la flexibilité d'être planifiées à tout moment de l'année, déclenchées soit par le syndic, le conseil syndical ou même les copropriétaires. Elles offrent l'opportunité de prendre des décisions cruciales, extraordinaires et imprévues concernant la gestion de la copropriété, qui ne peuvent pas être reportées jusqu'à l'assemblée générale annuelle.

Quelles distinctions peut-on établir entre l'assemblée générale ordinaire et extraordinaire ? Quelles sont les procédures spécifiques à suivre pour la tenue d'une assemblée générale extraordinaire ? Cet article fait le point sur ces questions.

Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) : définition

Lors de l'assemblée générale, les copropriétaires se réunissent à la suite d'une convocation émise par le syndic. Il est important de rappeler que le syndicat des copropriétaires est formé automatiquement à la création de la copropriété et regroupe l'ensemble des propriétaires de l'immeuble, sans nécessiter de procédures particulières.
L'assemblée générale joue un rôle crucial dans la gestion d'une copropriété, offrant aux copropriétaires l'occasion de prendre toutes les décisions nécessaires pour le bon fonctionnement de l'immeuble. Normalement, une assemblée générale ordinaire doit être organisée au moins une fois par an. Cependant, il est également possible pour les copropriétaires de prendre des décisions à tout moment en organisant une assemblée générale extraordinaire.

Les diverses formes d'assemblées générales dans le cadre de la copropriété

Le syndic a la possibilité de convoquer plusieurs assemblées générales différentes :

• L'assemblée générale ordinaire, également connue sous le nom d'assemblée générale annuelle, doit être organisée au moins une fois par an, dans un délai de 6 mois après avoir clôturé l'exercice comptable. Elle est chargée de valider les résolutions annuelles telles que l'approbation des comptes, le vote du budget prévisionnel, l'élection du syndic, du conseil syndical, et d'autres résolutions inscrites à l'ordre du jour.
  
• L'assemblée générale extraordinaire, qualifiée également d'assemblée générale supplémentaire, peut être convoquée à tout moment durant l'année, dès lors que des décisions importantes, mais sans degré d'urgence, doivent être prises et ne peuvent attendre l'assemblée générale ordinaire ;
  
• Une assemblée générale urgente est requise lorsque la sécurité des individus et/ou la préservation du bâtiment est compromise. Dans de telles situations, seules les résolutions liées à l'urgence doivent figurer à l'ordre du jour. Le syndic et le tribunal judiciaire du lieu où se trouve l'immeuble sont chargés d'évaluer le caractère "urgent" en cas de désaccord.
  

Le syndic peut contourner le délai légal de 21 jours dans une seule situation spécifique. L'organisation d'une assemblée générale urgente ne nécessite aucun délai légal précis. Cependant, la jurisprudence exige que le syndic respecte un délai considéré comme "raisonnable" en fonction des circonstances.

Assemblée générale extraordinaire

L'organisation d'une assemblée générale dite extraordinaire est nécessaire chaque fois que des décisions cruciales concernant la gestion de l'immeuble soient prises. Cela peut inclure les situations suivantes :

• Si des travaux de rénovation, tels que des améliorations énergétiques nécessaires pour se conformer aux nouvelles réglementations de performance énergétique, ne peuvent pas être repoussé jusqu'à la prochaine assemblée générale ordinaire ;
  

• Si des problèmes tels qu'une panne d'ascenseur ou d'autres incidents/panne surviennent et impactent les espaces communs ;
  

• Si le syndic ou un copropriétaire souhaite adresser une demande à tous les copropriétaires, cela peut se produire lors de situations impliquants des travaux effectués dans les parties privatives qui entraîneraient des modifications dans l'utilisation prévue de l'immeuble.
  

L'assemblée générale extraordinaire conserve la même valeur juridique que l'assemblée générale ordinaire. En revanche, son ordre du jour est généralement plus limité et se concentre sur des sujets bien précis.

Quelles sont les modalités de convocation d'une assemblée générale extraordinaire ?

Les personnes habilitées à convoquer une assemblée générale extraordinaire

Selon les termes énoncés dans l'article 7 du décret d'application de la loi du 10 juillet 1965, la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires incombe au syndic de copropriété, quelle que soit la nature de ladite assemblée. Toutefois, contrairement à l'assemblée générale ordinaire, il n'est pas nécessaire que la demande d'une assemblée générale extraordinaire soit initiée par le syndic de copropriété. En effet, le conseil syndical ou un ou plusieurs copropriétaires peuvent très bien l'initier. Si la demande d'une assemblée générale extraordinaire est initiée par un ou plusieurs copropriétaires, si ce dernier détient au moins 25% des tantièmes de l'ensemble des copropriétaires, le syndic est dans l'obligation d'accéder à sa demande (l'article 8 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967). Pour demander l'organisation de cette assemblée générale extraordinaire, il est nécessaire d'envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic de copropriété. Votre demande doit spécifier, de manière précise et sans ambiguïté, les questions à inclure à l'ordre du jour, afin de permettre un vote favorable ou défavorable. Par la suite, le syndic est tenu d'organiser l'assemblée générale extraordinaire en envoyant une convocation à tous les copropriétaires, respectant le délai légal.
Pour donner un exemple, dans le cas où le syndic ne respecte pas ses obligations légales et que les copropriétaires désirent révoquer son mandat en cours, sans attendre l'assemblée générale ordinaire, il est tout à fait possible pour un membre du conseil syndical (ou un copropriétaire détenant plus d'un quart des tantièmes) d'exiger la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. Dans ce cas, il sera nécessaire d'inclure la révocation du syndic à l'ordre du jour. Lors de l'assemblée générale extraordinaire, le syndicat des copropriétaires devra présenter des preuves des erreurs de gestion commises par le syndic. Il est essentiel de présenter un motif légitime et sérieux démontrant la faute de gestion administrative ou financière de la copropriété.
Aucun motif de révocation n'est clairement spécifié par la législation, à l'exception du défaut d'édition de la fiche synthétique. Cependant, elle donne quelques exemples tels que le non-respect des décisions prises lors des assemblées générales, l'absence de documents administratifs obligatoires, le non-respect des délais d'envoi des appels de fonds, et ainsi de suite.

Assemblée générale extraordinaire : modalité de convocation

Il existe différentes méthodes pour convoquer à l'assemblée générale extraordinaire :

• La convocation peut être remise en mains propres contre une signature de réception ;
  

• Elle peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception ;
  

• Il est également possible de l'envoyer par courrier électronique, à condition d'obtenir au préalable l'accord écrit du copropriétaire.
  

Toutes les convocations doivent contenir les informations suivantes : le lieu, la date, l'heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. De plus, tous les documents requis pour le vote doivent être joints en annexe.

Qui est responsable des frais liés à une assemblée générale extraordinaire ?

Le syndic professionnel

En qualité de syndic professionnel, les dépenses liées à une assemblée générale extraordinaire sont catégorisées comme des charges communes générales de la copropriété. Par conséquent, ces frais sont répartis entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part respective de parties communes, exprimée en tantièmes.
Selon les dispositions de l'article 10, paragraphe 2, de la loi du 10 juillet 1965, les copropriétaires ont l'obligation de contribuer aux frais liés à la gestion de l'immeuble. Deux situations particulières ressortent :

• Lorsqu'une assemblée générale extraordinaire est demandée par un seul copropriétaire et qu'elle concerne uniquement ses propres intérêts, ce copropriétaire sera seul responsable de tous les frais liés à la tenue de cette assemblée. Ces frais englobent la préparation, la convocation et le déroulement de l'assemblée générale.
  

• Dans le cas où plusieurs copropriétaires initient une assemblée générale extraordinaire sur un sujet commun, tels que des travaux à effectuer sur leur étage commun, ils devront parvenir à un accord mutuel concernant la répartition des frais. Il est essentiel que cette répartition soit clairement stipulée par écrit lors de leur demande adressée au syndic. En l'absence de cette mention, les frais seront automatiquement répartis à parts égales entre tous les copropriétaires demandeurs.
  

Le syndic non-professionnel

Les copropriétaires qui ont un syndic non-professionnel ne sont pas tenus de supporter les frais relatifs à l'organisation d'une assemblée générale extraordinaire, à l'exception des frais d'envoi postal des convocations.
Il est important de noter qu'il existe deux types de modèles de gestion de copropriété non-professionnels : le syndic bénévole et le syndic coopératif. Dans le cas du syndic bénévole, un copropriétaire est élu lors de l'assemblée générale à la majorité absolue et assume les responsabilités du syndic. Quant au syndic coopératif, il ne s'agit pas d'un seul copropriétaire, mais de plusieurs qui se chargent de la gestion de la copropriété. Dans les deux cas, ces copropriétaires ont les mêmes missions qu'un syndic professionnel.