5 étapes pour changer son syndic de copropriété

C'est en application de la loi du 10 juillet 1965 que le changement de syndic de copropriété est possible. Les copropriétaires ont la possibilité de le voter lors d'une assemblée générale. Le syndicat des copropriétaires peut élire un nouveau syndic pour plusieurs raisons : mauvaise gestion de la copropriété, problèmes relationnels, manque de transparence, frais d'honoraires excessifs, etc.

Pour changer le syndic, il est nécessaire de respecter plusieurs formalités. Il est important de faire la différence entre la révocation et le non-renouvellement.

Quels sont les motifs de changement du syndic de copropriété ? Comment procéder au changement de syndic ? Faut-il attendre la fin de son mandat pour changer de syndic, ou est-ce faisable pendant qu'il est encore en fonction ? Cet article a pour but de présenter les étapes nécessaires et les formalités à respecter en vue d'un changement de syndic.

Le choix parmi différents modèles de gestion

Il est possible pour une copropriété de choisir un syndic adapté à ses besoins et à sa taille. Selon divers facteurs, les copropriétaires peuvent privilégier certains types de syndic par rapport à d'autres.
Les différents types de syndic de copropriété :

Le syndic professionnel : Le modèle de syndic professionnel consiste à confier la gestion de la copropriété à un professionnel qui garantit la bonne exécution de ses tâches et dispose d'assurances solides couvrant sa responsabilité civile professionnelle. Il est réputé pour sa connaissance approfondie des règles juridiques, techniques et comptables. Cependant, ce modèle est de plus en plus critiqué par les clients en raison d'un manque de réactivité et de transparence envers les copropriétaires, qui attendent un service de qualité équivalent aux honoraires qu'ils paient régulièrement. Le syndic professionnel est élu pour un mandat maximum de trois ans, renouvelable en assemblée générale, et peut être révoqué en cours de mandat.

Le syndic bénévole est un modèle non-professionnel de gestion de copropriété. Contrairement à ce que son nom pourrait laisser penser, il peut être indemnisé, mais sa rémunération est généralement inférieure à celle d'un syndic professionnel. Le syndic bénévole est un copropriétaire élu en assemblée générale qui propose de remplir les fonctions de syndic. Qu'il soit professionnel ou non, chaque syndic aborde les mêmes sujets et progresse sur les mêmes projets.

Le syndic coopératif : Un modèle de syndic appelé "syndic coopératif" consiste en un groupe de copropriétaires élus en AG et appelé "conseil syndical", qui est chargé de gérer la copropriété. Les membres du conseil syndical élisent ensuite un président qui est qualifié de syndic.

Ce modèle présente plusieurs avantages, notamment :

Il est économique car le syndic coopératif ne perçoit pas de rémunération ;

Il permet aux copropriétaires de reprendre le pouvoir sur la gestion de leur copropriété et d'avancer plus rapidement sur les différents travaux ;

Les prises de décision sont rapides et efficaces ;

Il favorise la création d'une ambiance conviviale au sein de la copropriété.

Le syndic en ligne : un type de syndic professionnel qui offre la possibilité aux copropriétaires de gérer leur copropriété à distance, sans qu'un gestionnaire ne se déplace physiquement sur place. Ce modèle permet de réaliser des économies significatives, pouvant aller jusqu'à 40% par rapport à un syndic professionnel traditionnel.

Les raisons d'un changement de syndic

Il convient de rappeler que le syndic de copropriété agit en tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires. Sa mission principale consiste à gérer la copropriété et ses parties communes, conformément à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965.
Le syndic est chargé de plusieurs missions, notamment :

Organiser au moins une assemblée générale de copropriété chaque année et la présider ;

Élaborer le budget prévisionnel de la copropriété et tenir les comptes à jour ;

Collecter les charges de copropriété en envoyant des appels de fonds ;

Procéder au recouvrement des arriérés de charges de copropriété, si nécessaire ;

Assurer la mise à jour des documents administratifs de la copropriété (fiche synthétique, carnet d'entretien, règlement de copropriété, etc.) ; etc.

Le changement de syndic est envisageable lorsque les copropriétaires et les membres du conseil syndical ne sont pas satisfaits de la gestion de la copropriété. La loi du 10 juillet 1965 permet aux copropriétaires de changer de syndic sans devoir justifier leur décision. Les raisons les plus courantes pour lesquelles les copropriétaires souhaitent changer de syndic sont les suivantes :

Les personnes pouvant demander un changement de syndic

Afin que le changement de syndic puisse être voté lors de l'assemblée générale, il revient de droit à tout copropriétaire ou au conseil syndical de faire la demande d'inscription à l'ordre du jour de la future AG de la résolution concernant le changement de syndic. Cette demande doit être formalisée par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic actuel.

À quel moment mettre en concurrence son syndic de copropriété ?

Comme mentionné un peu plus haut dans cet article, le syndicat des copropriétaires a la possibilité de changer librement de syndic de copropriété. Or, cette pratique étant encadrée par la loi depuis 1965, il est impossible de changer de syndic à n'importe quel moment. Deux cas de figure peuvent donc se présenter : le changement de syndic vers la fin du mandat et la révocation en cours de mandat.

Le changement de syndic vers la fin du mandat

La durée du mandat d'un syndic de copropriété élu en assemblée générale peut varier entre un et trois ans. La durée du mandat du syndic est décidée par les copropriétaires, et elle ne peut être modifiée par la suite.
Lorsque la fin de son contrat approche, le syndic en place doit convoquer une assemblée générale pour élire un syndic pour le mandat suivant. Deux possibilités s'offrent alors au syndicat des copropriétaires :

Le renouvellement du mandat du syndic actuel pour une nouvelle durée ;

Choisir le contrat d'un syndic professionnel concurrent ou choisir un nouveau modèle de gestion comme l'autogestion, ce qui implique de devenir un syndic coopératif ou bénévole.

La mise en concurrence obligatoire

Le conseil syndical doit obligatoirement mettre en concurrence le syndic en place lors du renouvellement d'un mandat, sauf dans deux situations spécifiques :

En l'absence d'un conseil syndical dans la copropriété ;

Si l'assemblée générale de l'année précédente a voté à la majorité absolue contre la mise en concurrence des contrats de syndic.

La résolution de changement de syndic doit être approuvée par une majorité absolue, c'est-à-dire une majorité des voix de l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble (qu'ils soient présents, représentés ou absents). Si le conseil syndical ne respecte pas cette obligation de mise en concurrence, le syndic en place peut être reconduit, car la loi ne prévoit pas de sanction pour non-respect de cette mise en concurrence.

Mettre fin au mandat du syndic en cours

Bien qu'un mandat de syndic soit fixé pour une durée définie, il est possible de procéder à une révocation du syndic en assemblée générale, rompant ainsi le contrat en cours. Cette décision doit être motivée par une faute de gestion ou une situation légitime sérieuse, comme l'exige la loi de 1965.

Situations menant à la révocation du syndic

Pour révoquer un syndic en cours de mandat, il est nécessaire de justifier d'un motif sérieux et légitime, en fournissant des preuves telles que des échanges de courriels ou des lettres écrites. De plus, la révocation doit être inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale.
Les motifs de révocation peuvent inclure :

Refus du syndic de convoquer une assemblée générale ou d'inclure une résolution proposée par un copropriétaire ou le conseil syndical ;

Retards dans le paiement des factures des prestataires de la copropriété (énergie, assurances, travaux, etc.) ;

Réalisation de travaux non urgents sans l'accord préalable du syndicat des copropriétaires.

Le processus de changement de syndic

Pour remplacer le syndic en place, il est recommandé que le conseil syndical, ou les copropriétaires si le conseil syndical n'existe pas, s'implique activement. Voici une procédure en cinq étapes pour mener à bien le changement de syndic :

Etape 1 : recherche de candidats pour le remplacement

Avant d'initier le changement de syndic, il est crucial de trouver un successeur adapté aux besoins de la copropriété. En France, le modèle de syndic professionnel est le plus courant, mais d'autres options existent.
Les copropriétaires peuvent opter pour :

Un syndic professionnel : un cabinet spécialisé qui se charge de la gestion d'une copropriété contre rémunération. Le cabinet détient une carte professionnelle délivrée par la Chambre des Commerce et d'Industrie (CCI) pour une période de trois ans, ainsi qu'une assurance en responsabilité civile et une garantie financière.

Un syndic bénévole : un copropriétaire désigné pour gérer l'immeuble, dont la rémunération, si elle est décidée par l'assemblée générale, reste inférieure à celle d'un syndic professionnel.

Un syndic coopératif : la gestion de la copropriété est assurée par le président du conseil syndical, qui prend le rôle de syndic ou "président-syndic". L'ensemble des membres du conseil syndical l'accompagne dans cette mission, favorisant une gestion collaborative et participative de la copropriété.

Etape 2 : la mise en concurrence des contrats

La loi ALUR de 2014 régit les contrats des syndics professionnels. Elle impose un modèle de contrat standardisé, ce qui simplifie la compréhension des offres et permet une mise en concurrence plus claire. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, les syndics sont également tenus de joindre une fiche d'information standardisée, précisant les prestations et les tarifs associés. Cette démarche, loin d'être simple, exige une analyse minutieuse des différentes propositions disponibles.
Voici les critères clés à examiner dans les contrats des syndics :

La durée du mandat ;

Coût annuel par lot ;

Temps et horaires de l'assemblée générale pris en charge dans le cadre du forfait ;

La quantité de visites dans la copropriété ;

Fréquence des réunions avec le conseil syndical ;

Prestations spécifiques facturées en supplément, qui ne sont pas incluses dans le forfait de base mais qui peuvent être ajoutées ponctuellement au frais du syndicat des copropriétaires.

Etape 3 : Préparation de l'AG

Avant de changer de syndic de copropriété, il est indispensable de demander au syndic en place l'inscription d'une résolution à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
Deux projets de résolution différents doivent être envisagés selon le cas de figure :

Si le mandat du syndic arrive à échéance : le projet de désignation d'un nouveau syndic ;

Si la révocation du syndic actuel est envisagée : le projet de révocation du syndic en poste.

Il incombe à un membre du conseil syndical ou à un copropriétaire d'envoyer une demande d'ajout à l'ordre du jour par LRAR. Il est recommandé de faire cette demande environ deux mois avant la date de l'assemblée générale, car le syndic est tenu par la loi de notifier les copropriétaires dans les convocations d'AG au moins 21 jours à l'avance. Il n'est plus possible de modifier l'ordre du jour une fois que les convocations ont été envoyées.

Etape 4 : Déroulement de l'assemblée générale

Lors de l'assemblée générale où le changement de syndic est inscrit à l'ordre du jour, le vote se fait à la majorité absolue. Cette règle de majorité prend en compte les tantièmes des copropriétaires présents, représentés et absents. Pour que le changement de syndic soit effectif, il doit recueillir plus de la moitié des tantièmes de la copropriété.
Toutefois, si le vote n'obtient pas la majorité absolue mais réunit plus d'un tiers des tantièmes de la copropriété, un second vote à la majorité simple peut être organisé au cours de la même assemblée générale. Cette possibilité est offerte grâce à la passerelle de l'article 25-1 de la loi de 1965. Dans ce cas, seuls les tantièmes des copropriétaires présents et représentés sont comptabilisés.

Prenons un exemple concret pour illustrer cette procédure : si une résolution emporte un nombre de voix compris entre 333/1000 et 500/1000, un second vote à la majorité simple sera possible. Ainsi, si le résultat du premier vote est de 450/1000, la résolution pourra passer en second vote. En revanche, si le vote n'obtient pas le tiers des tantièmes de la copropriété, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée dans un délai de 3 mois pour statuer sur la désignation du syndic à la majorité de l'article 24.
En somme, le changement de syndic de copropriété est une procédure qui doit respecter des règles de majorité strictes. Si le premier vote n'atteint pas la majorité absolue, un second vote à la majorité simple peut être organisé sous certaines conditions. Si aucune des deux conditions n'est remplie, une nouvelle assemblée générale doit être convoquée dans un délai de trois mois.

Etape 5 : Prise de fonction par le nouveau syndic

Une fois que le nouveau syndic de copropriété est élu lors de l'assemblée générale, il acquiert immédiatement le statut de syndic de l'immeuble. Le procès-verbal établi à la fin de l'assemblée générale sert de preuve pour la prise de fonction du nouveau syndic au sein de la copropriété. Après la désignation du nouveau syndic, une période de transition doit être organisée conformément aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic sortant dispose alors d'un délai d'un mois pour remettre au nouveau syndic l'ensemble des documents administratifs et comptables de la copropriété, ainsi que l'accès au compte bancaire séparé du syndicat des copropriétaires.

FAQ

Quel est le processus pour changer de syndic ?

1. Rechercher les syndics qui peuvent correspondre aux besoins de votre copropriété
   
2. Mettre en concurrence et étudier les offres des syndics
   
3. Réunir une assemblée générale pour la résolution de “Désignation du syndic”
   
4. Votez le changement de syndic à la majorité de l'article 25-1
   
5. Mettre en place le nouveau syndic
   

À quelle majorité est soumis le changement de syndic ?

Le changement doit être voté à la majorité absolue. Si le candidat obtient plus d'un tiers mais moins de deux tiers, un second vote est possible, à la majorité simple cette fois-ci.

Quels sont les coûts associés au changement de syndic ?

Le changement de syndic de copropriété ne coûte rien aux copropriétaires car le syndic sortant n'a pas le droit de facturer des frais pour la transition, puisqu'il n'est plus le gestionnaire légal de la copropriété.

Quelles sont les raisons qui peuvent mener au changement de syndic ?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles changer de syndic de copropriété, notamment l'insatisfaction quant à la gestion de la copropriété, le manque de transparence, les charges de copropriété élevées, entre autres. En comparant les différents modèles de gestion et en faisant jouer la concurrence, il est possible de trouver le meilleur rapport qualité-prix.

Que dit la loi Alur concernant la mise en concurrence ?

La loi Alur du 24 mars 2014 a instauré une obligation de mise en concurrence pour le syndic en place. Ainsi, tous les trois ans, le conseil syndical doit rechercher et comparer les offres de contrats de divers syndics afin de les présenter à l'assemblée générale. Le conseil syndical peut inclure son avis sur ces propositions en pièce jointe de la convocation à l'assemblée. Cependant, deux exceptions à cette obligation existent : si la copropriété ne dispose pas de conseil syndical, ou si une majorité absolue des copropriétaires vote pour écarter la mise en concurrence lors de l'assemblée générale.