Comment contester les charges de copropriété et les relances du syndic ?

Un copropriétaire peut constater que certains de ses frais ont été engagés à tort. Si vous avez opté pour un syndic professionnel, cela peut être à cause de frais de copropriété excessifs ou de frais de relance abusifs. Le copropriétaire a alors le droit de s'opposer à la réclamation auprès du syndic de copropriété. Renseignez-vous sur les droits des copropriétaires et comment lutter contre certains frais de relance du syndic professionnel.

Comment se calculent les charges de copropriété et les appels de fonds ?

Le syndicat des copropriétaires vote un budget prévisionnel pour l'année suivante, le vote est retenu à la majorité simple en assemblée générale. Le budget alors voté prévoit les dépenses courantes pour assurer l'entretien et la bonne conservation du bâtiment. Il est constitué de :

Frais administratifs qui comprennent des éléments tels que les coûts du syndic, les frais d'affranchissement postaux et les assurances souscrites au nom de la copropriété.

Frais d'entretien qui comprennent les coûts que représente le nettoyage des parties communes par exemple ;

Frais de conservation : ce sont tous les travaux, petits et/ou grands, nécessaires à la bonne conservation du bâtiment.

Il existe deux catégories de charges de copropriété : les charges générales et les charges spéciales. Alors que les charges générales s'appliquent à tous les copropriétaires de l'immeuble, les charges spéciales ne s'appliquent qu'aux copropriétaires qui utilisent certaines installations communes. Les frais liés à un ascenseur, à un digicode ou à une chaudière collective font partie des charges spéciales.
Selon l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965, tous les propriétaires s'engagent à régler les charges de copropriété en fonction de leur quote-part de parties communes, donc du nombre de tantièmes que possède chacun d'entre eux. Cette répartition est calculée grâce à une clé de répartition et se base sur la valeur du lot du copropriétaire et sur son utilisation des équipements communs.

Le copropriétaire paie ses redevances au syndic par provision au moment de l'envoi des appels de fonds. Le syndic est chargé de percevoir les frais de copropriété, qui sont généralement dus tous les trois mois. La demande de fonds doit comporter le montant des frais dus ainsi que la date d'exigibilité qui est de 15 jours après réception du courrier.
Le syndic peut engager une procédure de recouvrement si le copropriétaire ne règle pas la dette dans les 15 jours suivant la réception de la demande de fonds.

Par quels moyens est-il possible de contester des charges de copropriété ?

Si le copropriétaire estime que le montant est incorrect après avoir reçu la demande de financement, il peut contester les charges dans des circonstances particulières.
Le montant de la redevance est déterminé en fonction des quotes-parts que possède un copropriétaire.
Si les calculs sembles être incorrects, deux moyens de contestation peuvent être utilisés :

Lorsque le montant des charges ne coïncide pas avec les quotes-parts du copropriétaire

Le montant des charges ne coïncide pas avec les tantièmes attribués au copropriétaire :

Par exemple :
Selon le règlement sur la copropriété, un copropriétaire possède 100 millièmes d'une copropriété. Cependant, le syndic exige une somme d'argent égale à une quote-part de 150 millièmes.
Il s'agit ici d'une erreur de calcul de la part du syndic de copropriété. Ainsi, dès réception de la demande de fonds, le copropriétaire a le droit de s'opposer au montant des charges demandées.

Le total des charges comprend une charge spéciale pour un équipement que le copropriétaire n'utilise pas :

Par exemple :
En assemblée générale, les travaux de maintenance ont été approuvés. Un copropriétaire qui habite au rez-de-chaussée reçoit une demande de financement de la part du syndic en place. Toutefois, le règlement de copropriété stipule dans sa répartition que les lots en rez-de-chaussée sont exempts de dépenses particulières liées à l'ascenseur.
Il est illégal de réclamer une participation aux charges spéciales alors que le règlement de copropriété précise que le propriétaire du lot n'est pas concerné. Le copropriétaire a alors le droit de contester le montant des charges. Pour cela, il suffit d'envoyer une lettre de contestation par courrier recommandé avec accusé de réception pour demander la régularisation de la somme réclamée.
Conseil : Ci-dessous vous trouverez deux modèles de lettres contestant le montant des charges de copropriété.

Une erreur dans la répartition des quotes-parts

Le règlement de copropriété précise la répartition des quotes-parts. Le copropriétaire peut estimer que le montant de tantièmes dont il dispose par rapport à la valeur de son appartement est trop élevé, rendant le paiement excessif. Dans cette situation, il est possible de demander une modification de l'état descriptif de division et d'exiger un nouveau calcul des tantièmes.
L'assemblée générale doit voter toute modification de l'état descriptif de division. Pour ce faire, le copropriétaire doit inscrire cette résolution à l'ordre du jour de la prochaine AG. La double majorité doit être obtenue pour adopter la résolution.
De plus, dans certaines circonstances, le copropriétaire peut déposer une réclamation auprès du tribunal pour faire corriger la clause de division. Ce n'est autorisé que lorsque le copropriétaire dispose d'un lot dont le quotes-part est supérieur à plus de ¼ de la valeur réelle de son appartement.

Par quels moyens est-il possible de contester les relances abusives du syndic ?

Procédure de recouvrement des cotisations impayées auprès du syndic

Le syndic estime que le débiteur est en situation d'impayé lorsque le délai de paiement des charges est passé. Le syndic procède alors dans un premier temps à des relances amiables envoyées au copropriétaire défaillant.
Lorsque les échanges amiables échouent, le syndic peut procéder à l'envoi d'une mise en demeure adressée en lettre recommandée avec accusé de réception. Si le paiement n'est pas reçu dans les trente jours de la réception de la lettre, le syndic est alors autorisé à poursuivre le copropriétaire en justice.

Contester les frais de relances injustifiées du syndic

L'envoi du courrier par voie postale est facturé par certains syndics. Et pourtant, cette pratique n'est pas légale. Selon l'article 10 de la loi de 1965, seuls les "frais nécessaires" demandent à être réglés par les copropriétaires.
En voici la liste :

Les frais de mise en demeure ;

La mise en place d'hypothèque ;

Le droit de recouvrement ou d'encaissement ;

Les frais des huissiers de justice.

Conformément à la loi, le syndic de copropriété a le droit de réclamer au copropriétaire le paiement intégral des frais de mise en demeure et des actions judiciaires engagées pour le recouvrement, à partir du moment où le copropriétaire est mis en demeure. Par conséquent, les coûts de la mise en demeure ne sont pas négligeables.
Effectivement, la mise en demeure est considérée comme un service supplémentaire. Ainsi, le syndic professionnel est libre de fixer le prix de son choix pour ce service. Le contrat du syndic de copropriété mentionne le montant des services supplémentaires dont le prix d'une mise en demeure. Ils sont négociables et peuvent aller jusqu'à 50 euros par envoi selon les termes du contrat.
Relancer le copropriétaire par lettre de relance simple fait partie de la procédure normale contrairement à la mise en demeure. Par conséquent, les syndics ne sont pas en mesure de la facturer au copropriétaire en tant que service supplémentaire. La loi n'encadre pas l'envoi d'un courrier simple de relance avant la mise en demeure lorsque ce dernier fait l'objet d'impayés pour ses charges de copropriété.
Vous trouverez ci-dessous un modèle de lettre de contestation des frais de relance du syndic.

Nos modèles de lettres de contestation

Modèle de courrier contestant le montant des charges de copropriété

L'envoi d'une simple lettre recommandée avec accusé de réception suffit pour contester le montant des charges de copropriété en cas d'erreur de calcul du syndic.
Nom Prénom du copropriétaire
Adresse
Code postal - Ville
Objet : Contestation des charges de copropriété

Madame, Monsieur,
Je soussigné(e) [nom et prénom], propriétaire du lot [n° de lot] au sein de la copropriété [nom de la copropriété] se situant au [adresse de votre copropriété], fais suite à la réception d'un appel de fonds correspondant au montant de [montant de l'appel de fonds] euros en date du [date de la réception de l'appel de fonds].
La somme exigée ne semble pas être en concordance avec ma quote-part au sein de la copropriété. En effet, le montant total des charges est de [montant de la somme des appels de fonds] euros et mon lot représente [quotes-parts du copropriétaire] de l'immeuble. Il me semble que le montant dont je dois m'acquitter devrait être inférieur à l'appel de fonds que vous avez émis.
Comme le mentionne l'article 10 du 10 juillet 1965, un copropriétaire doit seulement s'acquitter des charges calculées au prorata de ses parts dans l'immeuble.
Pourriez-vous effectuer une vérification de vos calculs et revenir vers moi avec une nouvelle facture du montant dont je dois m'acquitter ?
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]

Modèle de courrier contestant le montant des charges spéciales

Une lettre recommandée adressée avec accusé de réception suffit pour contester le montant des charges de copropriété dans le cas où le syndic exigerait une participation aux frais spécifiques .
Nom Prénom du copropriétaire
Adresse
Code postal - Ville
Objet : Contestation des charges spéciale de copropriété

Madame, Monsieur,
Je soussigné(e) [nom et prénom], propriétaire du lot [n° de lot] au sein de la copropriété [nom de la copropriété] se situant au [adresse de votre copropriété], fais suite à la réception d'un appel de fonds correspondant au montant de [montant de l'appel de fonds] euros en date du [date de la réception de l'appel de fonds].
La somme exigée ne semble pas être en concordance avec ma quote-part au sein de la copropriété. En effet, le montant de [montant des appels de fonds] euros correspond à [l'équipement collectif concerné]. Toutefois, se référant au règlement de copropriété, il semble que je ne sois pas concerné par les charges en lien avec cet élément.
Comme le mentionne l'article 10 du 10 juillet 1965, un copropriétaire est dans l'obligation de s'acquitter des charges spéciales dont il a l'utilité.
Pourriez-vous effectuer une vérification de vos calculs et revenir vers moi avec une nouvelle facture du montant dont je dois m'acquitter ?
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]

Modèle de courrier contestant les frais de relance du syndic

Comme il a été dit précédemment, si le syndic vous a envoyé une lettre de relance, vous pouvez contester les frais de relance. L'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception suffit pour cela.
Nom Prénom du copropriétaire
Adresse
Code postal - Ville
Objet : Contestation des frais de relance

Madame, Monsieur,
J'ai reçu de votre part un courrier simple de relance faisant suite à un impayé sur mes charges de copropriété, en date du [date de réception de la relance].
J'ai été étonné de constater que j'avais été facturé le [date de la facturation] d'un montant de [montant des frais de relance] euros pour cette relance.
Comme le mentionne l'article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965, les seuls frais qui peuvent être facturés au copropriétaire sont :la mise en demeure ou les actions qui suivent cette dernière.
Je vous demande donc de procéder à l'annulation de cette facture abusive.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinguées.
[Signature]