Convocation à l’assemblée générale annuelle & modèle de courrier

L'assemblée générale (AG) de copropriété est un événement clé pour la gestion de l'immeuble. Elle permet aux copropriétaires de prendre des décisions collectives sur l'entretien, la gestion financière et les projets futurs. Avant chaque réunion, le syndicat des copropriétaires doit être convoqué selon des règles définies par la loi. Cet article explore les étapes et les obligations légales entourant la convocation des copropriétaires à l'assemblée générale, ainsi que des points importants à connaître.

Pourquoi l'assemblée générale est-elle importante ?

L'assemblée générale constitue l'un des moments les plus importants de la gestion de la copropriété, car c'est à cette occasion que les copropriétaires prennent des décisions collectives sur des sujets majeurs comme :

Le budget annuel pour l'entretien des parties communes,

Les travaux à réaliser dans l'immeuble,

La désignation du syndic ou du conseil syndical,

La gestion des charges et leur répartition.

Chaque copropriétaire a le devoir de participer, directement ou par procuration, à cette réunion afin de voter les points inscrits à l'ordre du jour.

La convocation à l'assemblée générale : principes et délais

La convocation des membres de l'assemblée générale est un acte encadré par la loi. Elle peut être réalisée par le syndic de copropriété, ou par le conseil syndical dans des cas exceptionnels (comme l'absence de syndic). Voici quelques points clés à respecter :

Délai de convocation : Les copropriétaires doivent être convoqués au moins 21 jours avant la date prévue pour l'assemblée. Ce délai est impératif pour permettre à chacun de préparer sa participation.

Modalités : La convocation peut être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord écrit pour recevoir ce type de communication.

Le contenu obligatoire de la convocation

Le contenu de la convocation est également encadré par la loi. Elle doit obligatoirement inclure les éléments suivants :

L'ordre du jour, qui liste tous les sujets qui seront discutés lors de l'AG. Aucune décision ne peut être prise sur des sujets qui ne figurent pas à l'ordre du jour.

Les documents annexes, comme le budget prévisionnel ou les devis des travaux à voter, doivent être envoyés en même temps que la convocation. Ces documents permettent aux copropriétaires de se préparer aux votes et de comprendre les enjeux de chaque décision.

Le rôle du conseil syndical dans l'organisation de l'AG

Le conseil syndical joue un rôle crucial dans la préparation de l'AG, notamment en contrôlant la gestion financière du syndic et en s'assurant que tous les documents nécessaires soient mis à disposition. Il peut aussi proposer des sujets à ajouter à l'ordre du jour, en fonction des préoccupations des copropriétaires.

Contrôle des comptes : Avant l'AG, le conseil syndical doit vérifier les comptes présentés par le syndic, afin d'alerter les copropriétaires sur d'éventuelles anomalies.

Propositions de travaux : Si des travaux sont nécessaires dans l'immeuble, le conseil syndical peut proposer des devis à ajouter à l'ordre du jour de l'AG.

Modèle de courrier de convocation

Nom et adresse du syndic
Code postal, ville
Ville, date
Numéro de téléphone
E-mail
Objet : Convocation à l'assemblée générale ordinaire des copropriétaires
Madame, Monsieur,
En votre qualité de copropriétaire au sein de la copropriété [Nom de l'immeuble ou de la résidence], nous vous informons de la tenue de l'assemblée générale ordinaire annuelle qui aura lieu :
Le [Date de l'assemblée], à [Heure]
Lieu : [Adresse complète du lieu de réunion]
Cette assemblée a pour objectif de délibérer sur les points inscrits à l'ordre du jour ci-dessous.
Ordre du jour :

Approbation du procès-verbal de la précédente assemblée générale

Présentation et approbation des comptes de l'exercice précédent

Vote du budget prévisionnel pour l'exercice à venir

Élection des membres du conseil syndical

Proposition de travaux (détailler les types de travaux : ravalement, réparation d'ascenseur, etc.)

Questions diverses

Veuillez trouver en annexe les documents suivants :

Le budget prévisionnel,

Les devis concernant les travaux proposés,

Le relevé des charges,

Le procès-verbal de la dernière assemblée générale.

Nous vous rappelons que, conformément aux dispositions de la loi du 10 juillet 1965, vous pouvez vous faire représenter lors de cette assemblée en cas d'indisponibilité. Il vous suffira de remettre à votre mandataire le pouvoir ci-joint, dûment complété et signé.
Nous comptons sur votre présence ou celle de votre représentant pour assurer la bonne gestion de notre copropriété.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
[Nom du syndic ou du conseil syndical]

Pouvoir de représentation

Je soussigné(e) [Nom du copropriétaire], propriétaire du lot [Numéro du lot], donne pouvoir à [Nom du mandataire] pour me représenter à l'assemblée générale du [Date de l'assemblée].
Fait à [Ville], le [Date].
Signature du copropriétaire :