Les copropriétés en difficulté : le guide complet

Il est possible que n'importe quelle copropriété rencontre des problèmes, quels que soient les motifs. Heureusement, il existe des démarches pour remettre sur pied les copropriétés en difficulté. Quelles sont les caractéristiques d'une copropriété en difficulté et quand faut-il commencer à s'inquiéter ? Quelles sont les étapes à suivre en cas de difficultés au sein de la copropriété ? Qui sont les intervenants et à quel moment interviennent-ils ? Vous trouverez toutes les réponses à ces questions dans cet article.

Les indicateurs permettant de déterminer qu'une copropriété est en difficulté

Lorsque la situation financière d'une copropriété est sérieusement compromise, on peut dire que la copropriété traverse des difficultés. En pratique, malgré la collecte des charges de copropriété par le biais des appels de fonds, la copropriété n'est plus en mesure de faire face à ses dépenses annuelles. Il est important de rappeler que l'envoi de l'appel de fonds intervient après la préparation du budget prévisionnel annuel par le syndic de copropriété.
En raison de leur fragilité, certaines copropriétés sont plus susceptibles d'être exposées à ce risque. La raison en est souvent la taille de l'immeuble, son emplacement géographique ou encore l'état général de la structure.

Les éléments qui peuvent accroître la difficulté de la copropriété

Deux éléments peuvent accroître le risque qu'une copropriété se retrouve en difficulté :

1. Des charges excessives
   

Lorsque les charges sont excessives et que le budget n'est pas correctement géré, cela crée des risques de non-paiement. Dans certains cas, il est possible que les débiteurs soient de bonne foi, notamment lorsque les impayés sont causés par des problèmes financiers.
Dans ce cas, il est envisageable d'établir des arrangements avec le syndic, tels que la mise en place d'un échelonnement des paiements ou un report des charges.
Toutefois, il existe des copropriétaires de mauvaise foi, particulièrement lorsqu'ils remettent en question le montant de leurs charges et refusent de les payer.
Lorsque les impayés atteignent un niveau critique, la copropriété peut être confrontée à des difficultés car le syndic ne pourra plus honorer les paiements envers les divers prestataires de service, entraînant ainsi une négligence de l'entretien de l'immeuble.

2. Détérioration de l'état de l'immeuble
   

Le fait de retarder de manière prolongée des travaux majeurs inévitables, tels qu'une réfection de toiture, en effectuant des petites interventions à moindre frais peut entraîner une situation difficile et dangereuse. Effectivement, lorsque le besoin de réaliser des travaux majeurs se présente soudainement, la copropriété risque de se trouver dans une situation où elle n'est pas en mesure de faire face à des dépenses considérables et soudaines.

Les documents importants

Il existe des documents qui fournissent des informations sur la situation financière de la copropriété. Tous les propriétaires peuvent les consulter en soumettant une demande au syndic. De plus, ces documents sont inclus avec les convocations pour l'assemblée générale annuelle.
Parmi les documents disponibles, on peut citer :

• État des comptes des copropriétaires : ce document recense les soldes de tous les copropriétaires, offrant ainsi une vue d'ensemble des créances douteuses. Ces créances pourraient ne pas être recouvrées en raison de leur montant significatif.
  

• Les relevés de compte individuels des copropriétaires débiteurs : ces relevés fournissent l'historique des appels de fonds, des paiements crédités et des rappels effectués. Ils permettent d'évaluer la situation financière des mauvais payeurs.
  

• Rapport de suivi des litiges est un document qui recense toutes les mesures prises par le syndic de copropriété pour récupérer les dettes. Il répertorie les actions telles que les rappels, les mises en demeure, les échéanciers de paiement, ainsi que les démarches effectuées par des huissiers, et autres procédures engagées.
  

Les impayés

Certains seuils d'impayés sont utilisés pour déterminer quand il est nécessaire de déclencher une procédure d'alerte :

• Dans une copropriété de plus de 200 lots, si le montant des charges impayées dépasse 15% du budget prévisionnel, cela est considéré comme une situation préoccupante.
  

• Dans une copropriété de moins de 200 lots, si le montant des charges impayées atteint 25% du budget prévisionnel, cela indique que la copropriété rencontre des difficultés financières.
  

Quelles sont les procédures à suivre pour signaler une copropriété en difficulté ?

La législation en vigueur, plus précisément les articles 29-1 A et B de la loi du 10 juillet 1965, encadre la mise en place d'une procédure d'alerte pour les copropriétés en difficulté. Cette mesure préventive a pour objectif d'analyser et de détecter les problèmes rencontrés avant que la situation de la copropriété ne devienne critique. L'objectif est d'intervenir avant que l'équilibre financier de la copropriété ne soit sérieusement compromis.

À qui revient-il de déclencher la procédure d'alerte ?

La personne ou l'entité responsable de déclencher la procédure d'alerte dans une copropriété dépend du type de gestion adopté. Il existe trois types de syndics :

• Le syndic professionnel : une société extérieure chargée de la gestion de l'immeuble moyennant des frais d'honoraire.
  

• Le syndic bénévole fait référence à la situation où un copropriétaire est élu en assemblée générale pour assumer le rôle de syndic.
  

• Le syndic coopératif désigne le président du conseil syndical qui assume légalement le rôle de syndic de copropriété. Cependant, dans la pratique, les autres membres du conseil syndical contribuent à la gestion de la copropriété en fonction de leurs préférences et disponibilités.
  

Quand la copropriété est confiée à un syndic professionnel ou bénévole, il est requis que ce dernier communique par courrier recommandé avec accusé de réception au conseil syndical afin de les informer de la situation. De plus, le syndic est tenu de partager avec tous les membres du conseil syndical l'état des impayés avant la clôture des comptes.
En cas de gestion en syndic coopératif, il revient au président du conseil syndical, qui occupe également la fonction de syndic, d'initier la procédure d'alerte après avoir consulté les autres membres du conseil syndical.
Pour demander la nomination d'un mandataire ad hoc, le syndic et le conseil syndical font appel au tribunal judiciaire compétent du lieu où se trouve l'immeuble. Cette demande se fait par le biais d'instructions ou de procédures accélérées, notamment en cas de situation d'urgence.
Tant dans le cas d'un syndic en gestion professionnelle ou bénévole que dans celui d'un président de conseil syndical en gestion coopérative, il est impératif de faire la demande dans un délai d'un mois à partir de la date de clôture des comptes. Si aucune action n'est entreprise de leur part, la procédure d'alerte peut également être initiée par divers acteurs de la copropriété, notamment :

• Le ou les copropriétaires, à condition qu'ils représentent au moins 15% des tantièmes.
  

• Des prestataires ou fournisseurs d'eau, d'électricité ou d'autres entreprises externes ayant fourni des services à la copropriété et n'ayant pas été payés dans les six mois suivant la réalisation du service ou de la prestation, malgré plusieurs rappels adressés au syndic.
  

Les responsabilités du mandataire ad hoc

Le mandataire ad hoc est désigné par le président du tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, qui détermine à la fois ses missions et ses honoraires. Le mandataire ad hoc sera chargé d'examiner la situation financière de l'immeuble, de vérifier l'état global de l'immeuble surtout au niveau de la sécurité, puis de soumettre un rapport dans un délai de trois mois à compter de la fin de sa mission.
Les éléments suivants doivent figurer dans le rapport :

• Analyse de l'organisation de la copropriété sous les aspects juridiques, techniques (concernant l'état du bâtiment) et financiers ;
  

• Détermination des origines des difficultés rencontrées ;
  

• Proposition de solutions adaptées, accompagnée d'un plan d'action avec un calendrier précis.
  

Il est de la responsabilité du syndic de fournir au mandataire ad hoc tous les documents requis pour l'exécution de sa mission. Les documents doivent être transmis dans un délai de 15 jours à compter de la désignation du mandataire.
Le tribunal transmet le rapport au syndic, au conseil syndical, ainsi qu'au maire ou au préfet de la commune où se situe la copropriété.
Il est obligatoire pour le syndic de notifier à tous les copropriétaires, par le biais d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou d'un courrier électronique, la mise à disposition du rapport ainsi que la possibilité de sa consultation.
Le syndic a la responsabilité d'inclure les résolutions relatives aux actions recommandées à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale afin qu'elles puissent être votées.
Voici les délais pour l'organisation des l'assemblées générales :

• Si aucune mesure d'urgence n'est recommandée, l'assemblée générale doit avoir lieu dans les 6 mois suivant la remise du rapport.
  

• Si des mesures d'urgence sont préconisées, l'assemblée générale doit être organisée dans les 3 mois suivant la remise du rapport.
  

Quel est le rôle de l'administrateur provisoire ?

Cette seconde procédure vise à rétablir le fonctionnement de la copropriété dans les cas où sa situation financière est sérieusement compromise ou lorsque le syndicat des copropriétaires ne peut plus assurer la conservation de l'immeuble.
Comme mentionné précédemment, dans les cas d'urgence, la demande peut également être faite par le biais d'une requête ou de référé.

Saisie du juge pour la désignation d'un administrateur provisoir

Le tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble peut être saisi par l'une des personnes suivantes en vue de la nomination d'un administrateur provisoire :

• Le syndic de copropriété, en accord avec le conseil syndical si celui-ci est présent ;
  

• Un ou plusieurs copropriétaires possédant au minimum 15 % des tantièmes de la copropriété ;
  

• Le représentant du ministère public ;
  

• Le maire de la municipalité où se trouve la copropriété ;
  

• Le mandataire ad hoc en charge du dossier.
  

Le juge nomme un administrateur provisoire chargé d'assurer la gestion de la copropriété. L'administrateur provisoire prend la place du syndic en assumant tous ses pouvoirs, et ce, pour une durée de minimum un an. Le syndic de copropriété sera donc déchargé de ses fonctions, sans aucune compensation financière.
Le juge peut décider de restreindre ou de retirer complètement les pouvoirs du conseil syndical et de l'assemblée générale. Néanmoins, le conseil syndical demeure habilité à être consulté.

Les missions et responsabilité de l'administrateur provisoire

Les responsabilités de l'administrateur provisoire sont déterminées par le président du tribunal judiciaire du lieu où se trouve la copropriété. Sa principale responsabilité consiste à prendre les mesures nécessaires pour rétablir le fonctionnement normal de la copropriété.
Chaque mesure prise par l'administrateur provisoire devra être consignée dans les procès-verbaux des assemblées générales. Il est obligatoire d'informer tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique, si cette méthode de communication a été préalablement acceptée.
Examinons maintenant de manière approfondie les implications de la mise en place d'une administration provisoire dans une copropriété, comme décrit ci-dessous.

La mise en attente des créances

Les dettes antérieures, y compris les remboursements des prêts collectifs contractés par le syndicat des copropriétaires sont gelées pendant cette période pour, par exemple, financer les rénovations.
Toutes les poursuites judiciaires à l'encontre du syndicat des copropriétaires sont également suspendues.

La procédure de déclaration des créances

Les créanciers de la copropriété ont une période de trois mois à partir de la nomination de l'administrateur provisoire pour déclarer leurs créances. La déclaration doit être envoyée à l'administrateur provisoire par voie postale, en utilisant un courrier recommandé avec accusé de réception.

Le plan de remboursement des dettes

Après avoir vérifié les créances déclarées, l'administrateur provisoire dresse une liste des créances et élabore un échéancier de paiements. Un courrier recommandé avec accusé de réception notifie les créanciers de la mise en place du projet d'échéancier. Ils ont la possibilité d'exprimer leurs avis, remarques ou objections dans un délai de deux mois à compter de la réception dudit courrier.

L'échéancier de règlement

Une fois établi, l'administrateur provisoire transmet l'échéancier final au tribunal pour qu'il soit approuvé par le juge.
Voici les éléments que doit inclure l'échéancier de règlement :

• Le statut des dettes : déclarées ou non par le créancier auprès de l'administrateur provisoire, garanties par des sûretés (hypothèque légale, etc.), irrécouvrables en raison de l'insolvabilité du débiteur, ou prescrites faute de procédure judiciaire dans les deux ans suivant l'impayé ;
  

• La période prévue pour le règlement intégral des dettes ;
  

• La projection budgétaire de la copropriété sur la période couverte par le plan de redressement ;
  

• Le calendrier détaillé des contributions financières demandées aux copropriétaires (les appels de fonds) ;
  

• La répartition et le détail des paiements pour chaque créancier impliqué.
  

Il convient de souligner que le plan de remboursement des dettes ou le plan d'apurement final ne peut excéder une durée de 5 ans. Le conseil syndical, tous les copropriétaires et les créanciers doivent être informés de cette décision par le biais d'une lettre recommandée avec accusé de réception ou d'un courrier électronique.

L'achèvement de la mission de l'administrateur provisoire

L'administrateur provisoire est tenu de présenter annuellement un rapport détaillé de sa mission au tribunal judiciaire du lieu de l'immeuble, mettant en évidence les mesures prises pour rétablir la situation financière de la copropriété. L'administrateur provisoire doit informer tous les copropriétaires de la disponibilité du rapport en leur envoyant une lettre recommandée avec avis de réception ou un courrier électronique. Chaque copropriétaire doit être personnellement notifié de cette possibilité de consultation.

Qu'est-ce que l'état de carence ?

Cette procédure représente le stade le plus critique, se produisant lorsque le syndicat des copropriétaires ne peut plus garantir la préservation ou la sécurité de l'immeuble ainsi que de ses résidents.
Le président du tribunal judiciaire du lieu où se trouve l'immeuble déclare l'état de carence après l'intervention et les conclusions d'un ou plusieurs experts ayant constaté la gravité de la situation. L'utilisation de cette procédure peut avoir des conséquences significatives, et dans des cas extrêmes, peut conduire à l'expropriation de l'immeuble, entraînant ainsi le transfert de la propriété à la sphère publique.
Une fois que cela se produit, un arrêté préfectoral est émis et établit les indemnités qui seront versées à chaque copropriétaire. Les occupants sont ensuite accordés un délai de deux mois à partir de la date de publication de l'arrêté pour quitter les lieux.