Les devis des syndics de copropriété : comment les comparer et les choisir

Il est nécessaire d'établir des devis pour comparer les honoraires et les prestations offerts par les syndics de copropriété afin d'en choisir un lors d'une assemblée générale. Cet article vous expliquera comment choisir un modèle qui répondra à vos besoins en matière de copropriété.

Un devis de syndic de copropriété : définition

Un devis de syndic de copropriété est une proposition commerciale qui détaille toutes les prestations offertes par un syndic professionnel. Ce document est généralement accompagné d'un contrat de syndic. Il convient de noter que les syndics professionnels sont tenus de fournir un modèle de contrat standardisé tel que défini par la loi ALUR. Ce modèle standardisé permet de faciliter la mise en concurrence et de réglementer les services proposés par les syndics de copropriété.

Devis des syndics de copropriété : les honoraires

Les syndics de copropriété professionnels ont la liberté de fixer leurs honoraires, mais leur rémunération comprend généralement :

un forfait de base pour la gestion courante de l'immeuble et l'entretien des parties communes,

des frais supplémentaires pour toute prestation non incluse dans le forfait.

Les différentes prestations proposées par les syndics de copropriété seront décrites ci-après.
Les frais du syndic sont supportés par l'ensemble des copropriétaires et sont répartis en fonction de la proportion des parties communes détenue par chacun. Le budget prévisionnel de la copropriété inclut généralement le prix du syndic et les copropriétaires sont tenus de payer les appels de fonds.

Ce qui est inclus dans le forfait de base d'un syndic de copropriété

Les services compris dans le forfait de base du syndic sont encadrés par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Ces prestations comprennent :

La gestion administrative, telle que la convocation annuelle de l'assemblée générale et l'assurance du respect du règlement de copropriété.

La gestion financière et comptable, y compris la création du budget prévisionnel, le paiement des fournisseurs pour le compte du syndicat des copropriétaires ou encore le recouvrement des impayés.

La gestion du personnel et de l'entretien de l'immeuble, notamment en assurant la propreté des parties communes et la gestion des employés et fournisseurs de l'immeuble.

Le coût du syndic dépend des services inclus dans le contrat. Toutefois, il est généralement constaté qu'un forfait de base coûte en moyenne entre 150€ et 200€ par an et par lot.

Les prestations supplémentaires

Comme indiqué précédemment, le forfait de base du syndic professionnel ne couvre pas toutes les prestations, ce qui peut engendrer des frais supplémentaires. Il est donc essentiel de bien lire les devis et les conditions contractuelles pour anticiper ces coûts annexes et planifier le budget de la copropriété en conséquence.

En pratique, les frais supplémentaires sont facturés pour diverses prestations, dont voici quelques exemples :

La production d'un état daté : un document obligatoire lors de la vente d'un lot en copropriété. Contrairement au pré-état daté, l'état daté doit être établi par le syndic et remis à l'acheteur avant la signature de l'acte authentique de vente. Les frais liés à la production de ce document sont à la charge du vendeur ;

La loi ALUR adoptée en 2014, a prévu une indemnisation du syndic lorsque des projets de rénovation importants sont entrepris. Concrètement, le syndic est rémunéré pour la mise en concurrence des entreprises, pour la proposition de devis lors de l'assemblée générale. Il va également superviser le déroulement des travaux et souscrire les assurances nécessaires. Cette rémunération est basée sur un pourcentage du devis hors taxes et en moyenne, un syndic professionnel prend une commission de 4% du montant total HT des travaux ;

Le syndic peut également facturer des frais supplémentaires pour toute action nécessitant une charge de travail administrative additionnelle, comme l'envoi d'un courrier recommandé, la production d'un document comptable ou la tenue d'une assemblée générale extraordinaire.

Pour quelle raison faudrait-il réaliser des devis auprès de plusieurs syndic de copropriété ?

L'obligation de mise en concurrence du syndic

Selon l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965, le conseil syndical doit organiser une mise en concurrence du syndic actuel lors de l'assemblée générale annuelle pour renouveler le mandat du gestionnaire. Les copropriétaires ont la possibilité de choisir :

Un syndic professionnel, une société extérieure rémunérée pour gérer la copropriété, parmi lesquels il existe des cabinets traditionnels et des syndics en ligne. Les devis des syndics en ligne sont généralement moins coûteux, mais ils ont des limites telles que l'absence d'agences physiques qui les empêchent de se déplacer sur place.

Un syndic non-professionnel : les copropriétaires peuvent choisir entre deux modèles : le syndic bénévole et le syndic coopératif. L'auto-gestion de la copropriété peut permettre des économies de charges et une meilleure transparence dans la gestion. Dans le modèle du syndic bénévole, un seul copropriétaire est élu pour assumer le rôle de syndic. En revanche, dans le modèle du syndic coopératif, c'est le conseil syndical qui gère collectivement la copropriété et le président du conseil syndical est celui qui a la qualité de syndic en vertu de la loi.

En pratique, si aucune proposition de devis de syndic n'a été présentée, la loi ne prévoit aucune sanction et il est tout à fait possible de réélire le syndic actuel.

Réduire vos coûts de syndic en faisant jouer la concurrence

Les syndics professionnels offrent des tarifs de base différents pour la gestion de copropriétés, en fonction de divers facteurs tels que la localisation, le nombre de lots, ou encore la qualité de service proposée. En utilisant la mise en concurrence, il est possible de trouver des offres moins onéreuses, permettant ainsi de réaliser des économies sur le prix du syndic.
Par ailleurs, le syndic est en charge de la gestion des contrats avec les fournisseurs (énergie, maintenance des ascenseurs, nettoyage, etc.). Lorsque les contrats arrivent à échéance, le syndic ou le conseil syndical doit proposer plusieurs devis et organiser un vote à la majorité absolue. Si aucune mise en concurrence n'a lieu, les contrats sont renouvelés automatiquement et il n'est pas possible de négocier les tarifs.

À quel moment demander des devis auprès des syndics ?

Il est nécessaire de demander des devis de syndics avant l'assemblée générale annuelle et de les transmettre par la suite à votre syndic actuel pour qu'il puisse les inclure à l'ordre du jour de la prochaine réunion. Il est recommandé d'envoyer les devis de syndic de copropriété au minimum 2 mois avant la date de l'assemblée générale annuelle afin de :

S'assurer que le syndic a bien reçu l'envoi recommandé et a inscrit la résolution à l'ordre du jour de l'assemblée ;

Permettre aux copropriétaires de discuter en amont de la décision de changer de syndic ;

Déterminer s'il convient d'opter pour un syndic coopératif : si la copropriété ne dispose pas de conseil syndical, la nomination des conseillers syndicaux doit également être ajoutée à l'ordre du jour de l'assemblée générale de transition.

Signer un devis et changer le syndic de copropriété : comment faire ?

Le remplacement du syndic se produit lors de l'assemblée générale des copropriétaires, où une majorité absolue conforme à l'article 25 est requise, ce qui signifie qu'elle doit obtenir la majorité des voix de tous les copropriétaires, y compris les non-représentés et les absents. Les copropriétaires peuvent choisir un nouveau syndic professionnel ou décider de passer à un syndic non-professionnel.
Si la majorité requise n'est pas atteinte, mais qu'un syndic obtient au moins un tiers des tantièmes, un second vote a lieu lors de la même assemblée générale, où une majorité simple est requise. La majorité simple ne prend en compte que les voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l'assemblée générale, conformément à l'article 25-1 de la loi de 1965.
Une fois le vote en faveur du changement de syndic effectué, l'ancien syndic doit remettre tous les documents juridiques et comptables au nouveau syndic. Selon les délais prévus par la loi, le syndic sortant doit agir comme suit :

Dans un délai de 15 jours, il doit fournir au nouveau syndic la situation de la trésorerie et les informations bancaires des copropriétaires ;

Dans un délai d'un mois, il doit transmettre les archives de la copropriété ;

Dans un délai de trois mois, il doit transmettre l'état des comptes de chaque copropriétaire et ceux du syndicat des copropriétaires.