Est-ce obligatoire d'avoir un extranet en copropriété ?

L'utilisation d'une plateforme en ligne réservée aux copropriétaires et au syndic présente plusieurs avantages tels que faciliter la communication, simplifier la gestion des documents importants et suivre en temps réel l'état des travaux et des paiements. L'extranet améliore l'organisation et la transparence des décisions collectives.

Toutefois, il est important de savoir quand son utilisation est obligatoire, quels documents doivent y être accessibles et quelles sont les conséquences en cas d'absence de cette plateforme en ligne. C'est un sujet que vous pourrez explorer davantage ci-dessous.

Utilité d'un extranet en copropriété

Un extranet est un réseau en ligne sécurisé qui permet à des individus ou des entités de partager des informations et collaborer à distance via Internet. Dans le cadre de la copropriété, un extranet désigne une plateforme numérique où les copropriétaires peuvent accéder aux documents importants concernant leur immeuble. En permettant une gestion plus facile et une communication améliorée, l'extranet est un outil utile pour la copropriété.

Cas où l'extranet est obligatoire

Depuis l'adoption de la loi ELAN du 23 novembre 2018, il est obligatoire de fournir un espace sécurisé en ligne pour mettre à la disposition des copropriétaires certains documents. Plus précisément, l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que le syndic, s'il est professionnel, est tenu de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés liés à la gestion de l'immeuble ou des lots. Toutefois, cette obligation peut être contredite si l'assemblée générale décide à la majorité de l'article 25 de la loi de ne pas mettre en place cet accès en ligne.
Le niveau d'accès aux documents disponibles pour les membres du syndicat de copropriétaires ou du conseil syndical dépend de leur nature. Un décret spécifie la liste minimale des documents devant être rendus accessibles en ligne, via un espace sécurisé.
L'obligation de mettre en place un extranet concerne uniquement le modèle de gestion impliquant un syndic professionnel. Cette obligation découle de la nécessité d'assurer une information transparente aux copropriétaires. Ainsi, les accès à cet extranet doivent être divisés en trois espaces distincts :

Un espace commun pour l'ensemble des copropriétaires ;

un espace individuel pour chaque copropriétaire ;

un espace réservé au syndic de copropriété.

Le respect de cette obligation est une responsabilité qui incombe au syndic professionnel.

Documents obligatoires sur l'extranet

Les documents accessibles à tous les copropriétaires

Les documents et informations qui doivent être rendus disponibles aux copropriétaires selon le décret n°2019-502 du 23 mai 2019 :

Le règlement de copropriété ;

L'état descriptif de division, ainsi que les actes le modifiant s'ils ont été publiés ;

La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic ;

Le carnet d'entretien de l'immeuble ;

Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;

Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;

Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ;

Les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

Le contrat de syndic en cours.

Les informations consultables par chaque copropriétaire sur un espace personnel

Le compte individuel qui est validé une fois les comptes annuels approuvés ;

Les charges courantes et exceptionnelles payées au cours des deux derniers exercices comptables ;

Le montant de la part du fonds de travaux associé à leur lot ;

Les appels de fonds effectués au cours des trois dernières années.

Les informations et documents que peut consulter le conseil syndical

Les soldes des comptes du syndicat de copropriétaires ;

Les extraits des comptes bancaires ouverts au nom du syndicat de copropriétaires ;

Les actes de procédure judiciaire impliquant le syndicat de copropriétaires en cours ou déjà conclus ;

La liste de tous les copropriétaires ;

La carte professionnelle du syndic.

Conséquences de l'absence d'un extranet

Si un syndic professionnel ne met pas en place un extranet sécurisé et accessible, cela constitue une faute de gestion. En conséquence, il peut être tenu responsable civilement et risque d'être révoqué pour motif légitime et sérieux lors d'une assemblée générale annuelle ou extraordinaire convoquée par le syndicat des copropriétaires.