L’Extranet de copropriété

Depuis plusieurs années, la digitalisation des services des syndics de copropriété s'impose comme une nécessité. La loi ALUR de 2014 a rendu obligatoire la mise en place d'un extranet sécurisé pour les copropriétaires, une obligation renforcée par la loi ELAN en 2018, qui précise la liste minimale des documents à y renseigner. Cet outil permet un accès simplifié aux documents essentiels de la copropriété selon le rôle de chacun : copropriétaire, membre du conseil syndical ou syndic. L'absence d'extranet de copropriété constitue une faute du syndic qui peut entraîner des conséquences juridiques.

L'Extranet de copropriété

La loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové (loi ALUR) de mars 2014 oblige les syndics professionnels à mettre un extranet (espace sécurisé en ligne) à disposition des copropriétaires à la date du 1er janvier 2015. La loi portant évolution du logement de l'aménagement et du numérique (loi ELAN) promulguée le 23 novembre 2018 est venue compléter cette règle en définissant la liste minimale des documents qui doivent obligatoirement être mis à disposition sur cet extranet.
L'extranet prévoit plusieurs espaces accessibles en fonction du rôle d'un copropriétaire au sein de la copropriété : un membre du conseil syndical aura un accès élargi par rapport à un simple copropriétaire.

Les documents consultables dans l'Extranet de copropriété

Les documents et informations qui doivent être rendus disponibles à l'ensemble des copropriétaires sont détaillés dans le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne [1] :

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
  
• La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
  
• Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
  
• Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
  
• Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  
• L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
  
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  
• Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  
• Le contrat de syndic en cours.
  

Les documents et informations qui doivent être rendus disponibles à chaque copropriétaire indépendamment sont également détaillés dans ce même décret [1] :

• Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'Assemblée Générale annuelle ;
  
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
  
• Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'Assemblée Générale annuelle ;
  
• Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
  

De même, les documents et informations qui doivent être rendus disponibles aux membres du conseil syndical sont détaillés dans ce décret [1] :

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
  
• Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
  
• La liste de tous les copropriétaires ;
  
• La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
  

Défaillance du syndic et absence d'Extranet de copropriété

Si le syndic de copropriété (syndic professionnel) n'a pas mis un extranet sécurisé à disposition des membres de la copropriété, alors il est en défaut. Il peut être tenu responsable d'une faute et peut donc être révoqué.
[1] Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne