Le rôle du syndic : gestion de la copropriété

Selon la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriété est supervisée par un syndic, qui a diverses responsabilités, notamment la gestion administrative et financière de la copropriété. Cependant, les tâches du syndic ne s'arrêtent pas là. Il doit également veiller à la bonne tenue de l'immeuble et maintenir une relation de confiance avec les copropriétaires. Quelles sont les missions du syndic ? Que se passe-t-il si le syndic ne remplit pas ses fonctions ? Vous trouverez toutes les réponses dans cet article.

Syndic de copropriété : son rôle et ses objectifs

Conformément à la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété est chargé de la gestion de la copropriété et est élu par le syndicat des copropriétaires lors d'un vote à la majorité absolue en assemblée générale.
Actuellement, il existe trois modèles de gestion des copropriétés :

• Le syndic professionnel : une entreprise spécialisée dans la gestion de copropriété est engagée pour administrer la copropriété en échange d'honoraires. Le cabinet facture également des frais supplémentaires pour des prestations non comprises dans le contrat de base (par exemple, la convocation d'une assemblée générale extraordinaire). Un syndic professionnel doit être en possession d'une carte professionnelle valide, délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI) pour une durée de trois ans ;
  

• Le modèle de syndic bénévole implique qu'un copropriétaire élu en assemblée générale soit désigné comme syndic. Ce dernier peut être rémunéré ou non, selon la décision prise par les copropriétaires lors de l'assemblée générale à la majorité absolue ;
  

• Le syndic coopératif : dans ce modèle, c'est le conseil syndical qui remplit les fonctions du syndic. Bien que seul le président du conseil syndical ait la qualité de syndic, tous les membres du conseil participent en réalité à l'administration de la copropriété et se partagent les tâches en fonction de leurs intérêts et disponibilités.
  

Néanmoins, quel que soit le modèle de gestion de la copropriété, les responsabilités du syndic restent les mêmes et sont précisées dans l'article 18 de la loi de 1965. Nous allons donc détailler ci-dessous les différentes missions du syndic afin de clarifier son rôle au sein de la copropriété.

Le rôle administratif du syndic

Le rôle principal du syndic est de gérer administrativement la copropriété, en particulier en convoquant et en organisant les assemblées générales (AG). Lors de ces réunions, les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions sur les questions liées à la vie de l'immeuble. Pour ce faire, le syndic doit établir un ordre du jour, envoyer les convocations à chaque copropriétaire, tenir l'AG et envoyer les procès-verbaux à chaque copropriétaire.
Le syndic a également d'autres missions administratives à accomplir, notamment :

• Immatriculer la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) et mettre à jour annuellement les données financières dans les deux mois suivant l'AG qui a approuvé les comptes annuels ;
  

• Veiller au respect du règlement de copropriété (RCP) et le rappel à l'ordre des copropriétaires et des locataires si nécessaire ;
  

• Exécuter les décisions prises en assemblée générale ;
  

• Gérer les mutations dans l'immeuble ;
  

• Mettre à jour les documents administratifs de la copropriété tels que la fiche synthétique, le carnet d'entretien, le diagnostic technique global, etc.
  

Les responsabilités financières

Le syndic de copropriété a pour responsabilité principale la tenue régulière de la comptabilité de la copropriété. Conformément à la loi de 1965, il est requis que chaque copropriété dispose d'un exercice comptable documenté par plusieurs pièces justificatives, notamment la balance, le grand livre comptable et le relevé des dépenses générales. Le syndic de copropriété est donc responsable de l'édition et de la mise à jour de ces documents.
Le syndic a plusieurs tâches financières, qui comprennent :

• La création d'un compte bancaire distinct au nom du syndicat des copropriétaires ;
  

• L'élaboration du budget prévisionnel (soumis au vote des copropriétaires lors de l'assemblée générale) ;
  

• L'envoi des appels de fonds et la collecte des charges de copropriété ;
  

• La gestion des impayés, le cas échéant ;
  

• Le règlement des factures des fournisseurs et prestataires de la copropriété.
  

L'assurance du bon entretien de l'immeuble

Le rôle du syndic de copropriété inclut la responsabilité de garantir la sécurité et l'état général de l'immeuble, ce qui implique de faire appel à divers prestataires tels qu'une entreprise de nettoyage, un ascensoriste ou un spécialiste de la VMC (Ventilation Mécanique Contrôlée).
Le syndic est également chargé de gérer tous les contrats conclus entre le syndicat des copropriétaires et les prestataires de services, et peut renégocier ces contrats chaque année pour obtenir des prix plus avantageux ou de meilleures garanties. Le syndic compare les offres de plusieurs entreprises concurrentes pour sélectionner la meilleure option.
En outre, le syndic est responsable de l'engagement des travaux dans l'immeuble, mais ce sont les copropriétaires qui votent pour les travaux en assemblée générale, avec des règles de majorité variant en fonction de la nature des travaux envisagés.
Le syndic de copropriété doit suivre plusieurs étapes pour engager des travaux dans l'immeuble :

• Tout d'abord, il doit mettre plusieurs entreprises en concurrence en demandant des devis détaillés, qui seront présentés aux copropriétaires lors de l'assemblée générale.
  

• Une fois que les travaux ont été votés, le syndic est chargé de superviser le chantier de bout en bout, et de s'assurer que les travaux sont réalisés conformément aux spécifications convenues.
  

• À la fin, le syndic doit réceptionner les travaux et, si nécessaire, émettre des réserves et activer les différentes garanties de construction telles que l'assurance dommages-ouvrage ou la garantie de parfait achèvement.
  

Les autres tâche du syndic de copropriété

En plus des trois tâches principales du syndic de copropriété, ce dernier est également chargé d'autres responsabilités inhérentes à sa fonction. Nous allons les énumérer ci-dessous.

Représentation du syndicat des copropriétaires en justice

Le syndic de copropriété joue un rôle de représentant légal du syndicat des copropriétaires à l'égard des tiers.
Cela implique qu'il est chargé de :

• Signer tous les contrats avec les prestataires externes
  

• En cas de litige, le syndic de copropriété a le mandat légal de représenter le syndicat des copropriétaires devant les tribunaux. Par conséquent, il n'est pas nécessaire pour le syndic de solliciter l'approbation des copropriétaires avant de prendre des mesures juridiques pour défendre les intérêts de la copropriété en cas de procès.
  

Gestion des employés travaillant au sein de la copropriété

Le syndicat des copropriétaires est l'employeur des salariés travaillant dans la copropriété, et non le syndic. Le recrutement de ces salariés est décidé par les copropriétaires en assemblée générale à la majorité absolue. Cela dit, la gestion des salariés est une responsabilité du syndic de copropriété.
Ci-dessous se trouvent les tâches qui concernent la gestion des employés :

• La production mensuelle des fiches de paie ;
  

• La gestion des absences pour maladie et les remplacements ;
  

• La possibilité de licencier un ou plusieurs employés si les circonstances l'exigent ;
  

• La complétion des documents administratifs, tels que le Document Unique d'Evaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST), est conçue pour renforcer la sécurité et la santé des employés en établissant des mesures préventives.
  

Source d'explication face aux questions des copropriétaires

Le syndic de copropriété est le principal interlocuteur du syndicat des copropriétaires et du conseil syndical pour toute question ou demande d'information. Pour remplir cette mission, le syndic doit être disponible au moins en semaine par téléphone ou par e-mail pour répondre aux sollicitations des membres de la copropriété.
Bien que cette mission ne soit pas obligatoire selon la loi de 1965, le syndic doit fournir un certain niveau de service en raison de son rôle de gestionnaire. Ce niveau de service est particulièrement attendu auprès des copropriétés gérées par un syndic professionnel, qui facture des honoraires pour prendre en charge l'administration de l'immeuble.

Que faire si le syndic ne remplit pas correctement ses missions ?

Si le syndic de copropriété ne respecte pas ses obligations, cela constitue une violation de la loi de 1965. Les copropriétaires disposent de différentes actions en fonction des manquements constatés, notamment :

• La révocation du syndic en cours de mandat, qui doit être justifiée par des motifs légitimes et sérieux et votée en assemblée générale à la majorité absolue ;
  

• L'engagement de la responsabilité civile du syndic en cas de préjudice causé au syndicat des copropriétaires, tel qu'un déficit budgétaire dû à une erreur comptable ou au non-recouvrement des charges ;
  

• L'engagement de la responsabilité pénale du syndic en cas de délit, tel que le détournement de fonds de la copropriété ou l'inaction face à une dégradation de l'immeuble ayant entraîné des blessures à autrui.