Pourquoi opter pour un logiciel de gestion pour votre copropriété ?

L'utilisation d'un logiciel de gestion peut être judicieuse lorsque la copropriété est gérée avec des modèles de syndic bénévole ou coopératif, donc par les copropriétaires eux-mêmes plutôt que par un syndic professionnel. En effet, la gestion d'une copropriété requiert un ensemble de compétences spécifiques, notamment juridiques et comptables. Néanmoins, il se peut que des compétences ou du temps puissent manquer.

Ainsi, il semble avantageux d'investir dans un logiciel de gestion pour syndic afin de prévenir les erreurs et simplifier la gestion d'une copropriété gérée de manière autonome. Le logiciel permet une automatisation des tâches chronophages et un support technique est disponible si nécessaire.

Découvrez les avantages d'opter pour un logiciel de gestion lorsque votre copropriété est gérée par un syndic non professionnel

Le choix d'un syndic non-professionnel : les raisons

Pour rappel, la loi du 10 juillet 1965 fixe et encadre les sujets relatifs à la copropriété. Elle inclut qu'un syndic bénévole ou coopératif doit être composé d'un ou plusieurs copropriétaires dont l'élection se fait en assemblée générale, à la majorité absolue, par le syndicat des copropriétaires.
Décider d'auto-gérer sa copropriété c'est faire le choix d'un syndic non-professionnel qui peut offrir certains avantages pour le syndicat des copropriétaires, dont :

Des économies importantes, puisqu'il n'y a pas d'honoraires à verser au syndic non-professionnel, qui n'est pas nécessairement rémunéré. Par conséquent, le prix du syndic est considérablement réduit ;

Un processus de prise de décision plus rapide. Un ou plusieurs copropriétaires prennent directement des décisions sans avoir besoin d'un intermédiaire ;

Une gestion plus engagée : en syndic non professionnel, les gestionnaires également copropriétaires de l'immeuble partagent les mêmes intérêts que le reste du syndicat des copropriétaires.

Les bénéfices d'un logiciel de gestion

Ces différents types de syndics non professionnels assument les mêmes responsabilités qu'un syndic professionnel. Néanmoins, ces syndics pourraient être confrontés à deux problèmes clés :

Pour une bonne gestion il faut tout de même avoir des compétences dans les domaines du droit et de la comptabilité. Ceci pour pouvoir élaborer un budget prévisionnel, imposer le respect du règlement de copropriété, faire des appels d'offres visant à obtenir de nouveaux prix sur les contrats avec les différents fournisseurs ou encore collecter les charges de copropriété à travers l'envoi des appels de fonds.

Non rémunérés (ou peu rémunérés), ils exercent fréquemment d'autres activités connexes et n'ont pas autant de temps libre pour s'occuper de la copropriété qu'un syndic professionnel.

Des logiciels de gestion ont été développés pour répondre à ces problématiques fréquemment rencontrées par les syndics non professionnels. Gain de temps, conseils d'experts et autres considérations ont été pensés pour aider un syndic non professionnel à gérer sa copropriété en évitant les erreurs.
Dans cette optique, découvrez sur le comparateur MeilleureCopro les solutions pour une gestion autonome de votre copropriété.

Les difficultés et performances d'un logiciel de gestion

Il existe sur le marché plusieurs solutions qui ont pensé à tout pour faciliter le travail des syndics bénévoles et coopératifs dans cette mission pas toujours évidente de gérer en autonomie sa copropriété.

Votre gestion simplifiée

En conséquence, les tâches les plus chronophages sont automatisées et peuvent être effectuées par le biais de la plateforme.
Ci-dessous, vous trouverez les tâches simplifiés par les outils de gestion :

1. La planification et le déroulement des assemblées générales
   

Les plateformes de gestion des copropriétés offrent la possibilité de planifier les assemblées générales. Afin de simplifier au maximum, les actions sont automatisées et guidées pas à pas pour faciliter le syndic, il lui reste plus qu'à indiquer les points suivants :

Une date pour la tenue de l'assemblée générale ;

Les résolutions à mettre à l'ordre du jour ;

Envoyer les convocations ;

Le format du déroulement de l'assemblée générale (visioconférence ou présentiel) ;

Rédaction des procès-verbaux contenant les décisions votées et envoi automatique des ces derniers par mail ou par courrier.

2. La simplification de la gestion des comptes
   

Pour un syndic non professionnel, la comptabilité représente le plus grand défi. En effet, cette tâche qui nécessite beaucoup de précision et de connaissances, est sans surprise la plus redoutée par les gestionnaires non professionnels.
Les plateformes de gestion pour syndic non professionnel, intègrent donc toutes les tâches de comptabilité pour les simplifier au maximum, ainsi le gestionnaire peut :

Accéder au compte bancaire de la copropriété directement sur l'outil

Etablir un budget prévisionnel

Tenir les comptes à jour automatiquement

Collecter les charges par le biais d'appels de fonds

Payer les prestataires et fournisseurs externes

Générer automatiquement des documents comptables

3. L'amélioration de la communication au sein du syndicat des copropriétaires
   

Les syndics bénévoles et coopératifs ont la possibilité, grâce aux logiciels de gestion, de :

Centraliser l'ensemble des informations importantes sur la copropriété sur la plateforme ;

Discuter de la copropriété avec les autres copropriétaires directement sur l'outil.

Certains logiciels proposent même des échanges entre plusieurs copropriétés utilisant le même outil afin de partager et bénéficier de leur expertise.

L'aide procurée par un logiciel de gestion

Au cours de son exercice, le syndic non professionnel va sûrement se confronter à des problématiques techniques qui ne feront peut être pas partie de son domaine d'expertise.
Comment un logiciel de gestion pourra-t-il lui venir en aide ?
Les entreprises proposant une solution de gestion de copropriété à travers un logiciel, proposent également un accompagnement par des experts en cas de tâches techniques importantes.
Ci-dessous les domaines d'expertise sur lesquels vous pouvez compter :

Les experts du bâtiment : ils vont accompagner les copropriétés dans le choix de leurs prestataires de services, mais seront surtout une source d'informations fiable lorsque la copropriété décidera d'entamer des travaux de rénovation. Les experts du bâtiments peuvent assister le syndic non professionnel dans la levée de réserves suite à la réception des travaux finis.

Les experts juridiques : ils vont accompagner les copropriétés dans la conformité de leurs contrats face à la loi. Leur expertise juridique est appréciée lors d'interrogations spécifiques et complexes concernant la copropriété. Ils sont également disponibles pour des sujets de relecture des convocations en assemblées générales.

Les experts comptables vont accompagner la copropriété lors du changement de gestion pour que la transition en syndic non professionnel se réalise dans les meilleures conditions. C'est souvent les experts comptables qui vont aider les syndic non professionnels à paramétrer le logiciel de gestion.

Les experts en rénovation énergétique : se basant sur un audit énergétique, les experts en rénovation énergétique vont proposer : une analyse de besoins, des solutions à mettre en place, des aides auxquelles la copropriété peut prétendre et un accompagnement dans le lancement et le suivi des travaux.

Les experts en appel d'offres : un syndic non professionnel a tout de même besoin de prestataires externes pour maintenir la copropriété dans de bonnes conditions. Pour cela les experts en appel d'offres vont accompagner le syndic bénévole ou coopératif dans la renégociation des contrats.

Souvent un responsable de compte est disponible pour répondre au syndic et l'orienter vers le bon expert.

Comment souscrire à un logiciel de gestion pour syndic ?

Voici les démarches que doivent faire les copropriétaires pour souscrire à un logiciel de gestion :

1. 1ère étape : comparer les différents logiciels de gestion syndic adaptés aux besoins de votre copropriété sur le comparateur MeilleureCopro
   

2. 2ème étape : choisir le logiciel qui vous convient ;
   

3. 3ème étape : inscrire à l'ordre du jour de la prochaine assemblée la résolution de changer de modèle de gestion, pour un syndic non professionnel ;
   

4. 3ème étape : soumettre la résolution lors de l'assemblée générale ;
   

5. 4ème étape : faire voter la décision à la majorité absolue lors de l'assemblée générale.