La mise en concurrence des syndics de copropriété : enjeux, procédures et bonnes pratiques

La gestion d'une copropriété est une tâche complexe et délicate. Parmi les acteurs clés dans cette gestion, les syndics jouent un rôle central en prenant en charge les aspects administratifs, financiers et techniques. Cependant, il arrive que certaines pratiques de gestion posent problème, notamment lorsque la sélection d'un syndic se fait sans mise en concurrence préalable. La mise en concurrence des syndics de copropriété est une procédure essentielle pour garantir une gestion transparente et une utilisation optimale des fonds collectés. Cet article explore les enjeux, les procédures et les bonnes pratiques liées à la mise en concurrence des syndics de copropriété.

L'obligation de mise en concurrence des syndics de copropriété

L'obligation de mise en concurrence des syndics de copropriété a été instaurée par la loi ALUR du 24 mars 2014 afin d'améliorer la transparence dans la gestion des copropriétés et de permettre aux copropriétaires de choisir le syndic offrant le meilleur rapport qualité/prix. Avant chaque désignation d'un syndic en Assemblée Générale, le conseil syndical doit solliciter et examiner plusieurs projets de contrats de syndic, en veillant à ce qu'ils soient conformes au contrat type réglementaire défini par décret. Cette procédure vise à éviter les situations de monopole et à stimuler la concurrence entre les syndics professionnels.
Toutefois, cette obligation a été assouplie par la loi Macron du 6 août 2015, qui a limité la fréquence de la mise en concurrence à tous les trois ans, au lieu de l'imposer à chaque renouvellement de mandat. La réforme de 2019 (ordonnance du 30 octobre 2019) a ensuite supprimé cette contrainte temporelle, laissant entendre que la mise en concurrence peut être effectuée à chaque échéance du mandat du syndic, sans obligation stricte de la réaliser systématiquement.

Les enjeux de la mise en concurrence des syndics de copropriété

Garantir la transparence

La mise en concurrence des syndics de copropriété permet de garantir une gestion plus transparente et plus compétitive. Lorsque plusieurs propositions de syndics sont examinées, les copropriétaires peuvent comparer les services offerts, les coûts associés et les conditions contractuelles, ce qui favorise une gestion plus saine et une meilleure répartition des coûts entre les différentes offres disponibles sur le marché.
L'absence de mise en concurrence peut entraîner des abus (surfacturations, manque de transparence financière, flou dans les procédures de sélection des prestataires…) et donc nuire à la qualité des services fournis.

Optimiser la gestion financière de la copropriété

La mise en concurrence permet également de mieux gérer les finances de la copropriété. En comparant les offres de plusieurs syndics, les copropriétaires ont la possibilité de choisir l'offre la plus avantageuse en termes de coûts et de qualité de service. Cette procédure aide ainsi à éviter les abus financiers et permet de maximiser l'utilisation des fonds collectés au sein de la copropriété. Un syndic qui n'est pas mis en concurrence pourrait avoir moins d'incitation à optimiser les coûts et à proposer des solutions avantageuses.

Responsabiliser les syndics

Conscients qu'ils doivent offrir les meilleures conditions possibles pour être retenus, les syndics sont incités à proposer des solutions de gestion performantes et adaptées aux besoins spécifiques de la copropriété. Cela a pour effet d'améliorer la qualité des prestations, d'accroître la transparence des comptes et de stimuler une gestion plus rigoureuse.

Les procédures de mise en concurrence des syndics de copropriété

Le contexte légal de la mise en concurrence

La mise en concurrence des syndics de copropriété est encadrée par plusieurs textes législatifs, et en particulier par la loi ALUR. Selon l'article 18 de la loi ALUR, les copropriétaires doivent régulièrement remettre en question le contrat de leur syndic et envisager de le renouveler par le biais d'une mise en concurrence.
En cas de changement de syndic, une mise en concurrence est en principe obligatoire, sauf si la copropriété a signé un contrat de longue durée (supérieur à trois ans). La procédure doit respecter certains principes de transparence et de mise en concurrence afin de garantir une gestion efficace et conforme à la réglementation.

Les étapes de la mise en concurrence

Lors de l'Assemblée Générale, les copropriétaires peuvent, pour plusieurs raisons, décider d'entamer une procédure de mise en concurrence de leur syndic (insatisfaction vis-à-vis de la gestion actuelle, changement des besoins de la copropriété, volonté d'obtenir de meilleures conditions financières…)
Une fois la décision de mise en concurrence prise, le conseil syndical doit rédiger un cahier des charges. Ce document précisera les missions du syndic, les services attendus, les obligations du prestataire, ainsi que les critères de sélection (coût des prestations, qualité du service, expérience, etc.). Il peut aussi inclure des exigences particulières liées à la copropriété, telles que des travaux spécifiques ou des besoins en gestion technique. Le cahier des charges doit être envoyé à tous les syndics potentiels pour qu'ils puissent proposer une offre conforme aux attentes de la copropriété. Ce document doit être rédigé de manière claire et précise pour éviter toute ambiguïté et garantir que tous les syndics se basent sur les mêmes informations.
Une fois le cahier des charges rédigé, un appel d'offres peut être lancé. Les syndics intéressés soumettent leurs propositions en réponse à cet appel. Le processus d'appel d'offres permet aux copropriétaires de comparer plusieurs propositions et de sélectionner celle qui répond le mieux à leurs attentes, tant sur le plan financier que sur le plan des services.
Lors de la sélection du syndic, plusieurs critères doivent être pris en compte, tels que :

• les honoraires proposés, qui doivent être comparés à ceux des autres syndics et être justifiés par les prestations proposées ;
  
• les services inclus dans l'offre, qui doivent être détaillés et mettre en avant les compétences en gestion technique, juridique et financière du syndic ;
  
• l'expérience et les références du syndic qui prouvent leur compétence dans la gestion de copropriétés similaires ;
  
• la transparence financière et la capacité à gérer efficacement les fonds de la copropriété grâce à des outils de reporting clairs et accessibles.
  
  
  

Une fois les propositions reçues, une Assemblée Générale est organisée pour présenter les offres et procéder à la sélection du syndic. Les copropriétaires peuvent poser des questions sur les propositions des différents syndics et, à l'issue de la réunion, voter pour élire le syndic de leur choix. Le changement de syndic est voté à la majorité absolue de l'article 25.

Les bonnes pratiques à adopter lors de la mise en concurrence

La clarté des critères de sélection

Il est essentiel de définir des critères clairs et objectifs pour sélectionner le syndic. Les critères de sélection doivent être partagés dès le départ avec tous les candidats pour garantir une procédure transparente et éviter les conflits d'intérêts. Les critères financiers, techniques et humains doivent être clairement établis, en particulier concernant la gestion des fonds, la transparence des dépenses et la compétence en matière de gestion technique des bâtiments.

L'implication active des copropriétaires

Les copropriétaires doivent être impliqués tout au long du processus de mise en concurrence. Cela peut inclure la création d'un comité de sélection ou l'organisation de réunions informatives pour répondre à toutes les questions des copropriétaires. Une implication active des copropriétaires est essentielle pour éviter toute dérive ou choix biaisé.

La transparence des offres et des négociations

Une fois les offres reçues, il est primordial d'assurer une totale transparence lors des négociations avec les syndics. Les détails des prestations proposées, ainsi que des honoraires et autres coûts, doivent être clairement exposés. Cela permet d'éviter les malentendus et de garantir que les copropriétaires prennent une décision éclairée.

La révision périodique du syndic

Même après avoir sélectionné un syndic, il est recommandé de réévaluer périodiquement sa gestion et de procéder à une nouvelle mise en concurrence tous les quelques années. Cela garantit que le syndic reste compétitif et continue de répondre aux besoins de la copropriété, tout en permettant aux copropriétaires de changer de prestataire si nécessaire.