Le syndic de copropriété et l’obligation d’information

L'une des obligations réglementées par la loi ALUR de 2014 est l'obligation d'information des copropriétaires. Que signifie cette obligation à fournir des informations ? Comment le syndic de copropriété est-il tenu de respecter cette règle ? Nous répondons à toutes vos questions dans cet article.

Le syndic de copropriété est-il tenu par une obligation d'information ?

La loi du 10 juillet 1965 précise les devoirs et responsabilités du syndic de copropriété, notamment :

S'assurer que le bâtiment est bien entretenu ;

Appliquer et faire respecter le règlement de copropriété ;

Tenir à jour le carnet d'entretien ;

Définir un budget prévisionnel ;

Tenir à jour la comptabilité ;

Envoyer les appels de fonds pour percevoir les charges de copropriété ;

Représenter le syndicat des copropriétaires dans toutes ses démarches, y compris les actions judiciaire ;

Inscrire la copropriété au registre national des copropriétés et tenir les données à jour chaque année ;

Gérer les projets de rénovation de la copropriété, etc.

N'oubliez pas qu'il existe d'autres types de syndics ayant les mêmes rôles et responsabilités :

Le syndic professionnel désigne une entreprise externe chargée d'assumer les responsabilités d'un syndic moyennant le paiement d'honoraires. Le coût du syndic dépend des services spécifiés dans le contrat et des frais supplémentaires facturés pour tout service additionnel ;

Le syndic non professionnel comprend, d'une part, le syndic bénévole, qui est un copropriétaire élu en assemblée générale, et,d'autre part, le syndic coopératif, au sein duquel les fonctions de syndic sont exercées par le conseil syndical.

La loi fondatrice de 1965 a été complétée au fil du temps par d'autres lois comme la loi ALUR et le décret du 15 décembre 2015. En effet, ces deux textes mentionnent l'obligation du syndic à informer les copropriétaires de plusieurs sujets liés à la copropriété. Cette obligation a pour objectif d'accroître la transparence.

Le syndic est tenu d'informer les copropriétaires de toute décision adoptée lors de l'assemblée générale

C'est le décret de décembre 2015 qui mentionne l'obligation du syndic de tenir informés les copropriétaires de toute décision adoptée en assemblée générale.

Quelles décisions de l'assemblée générale sont concernées par l'obligation d'information ?

Le syndic notifie à la copropriété de toutes les décisions de l'assemblée générale relatives aux conditions d'utilisation des parties privatives et communes de la copropriété, ainsi que toutes les décisions relatives aux charges de copropriété.
Le libellé du décret de décembre 2015 n'énonce pas une liste complète, mais donne quelques exemples de décisions qui appellent à une communication de la part du gestionnaire :

Les décisions qui concernent l'entretien et la réparation de l'immeuble, les travaux et la réalisation d'études techniques comme le diagnostic technique global ou le diagnostic de performance énergétique ;

Les décisions qui concernent les copropriétaires, telles que la soumission d'un nouveau contrat ;

Les décisions concernant la rupture de contrat du personnel de l'immeuble (uniquement après réception par l'employé d'une lettre de licenciement).

Notez que certaines décisions ne sont pas soumises à l'obligation d'information. Ceci inclut les décisions portant sur les saisies immobilières, les tâches de gestion déléguées au syndic (puisqu'elles ne concernent que les copropriétaires et non tous les locataires), et les litiges judiciaires. Ajoutons que, toute décision affectant les copropriétaires sur le plan individuel doit être prise de manière anonyme.

Comment le syndic doit-il transmettre aux copropriétaires les décisions adoptées lors des assemblées générales et sous combien de temps ?

À la suite de l'assemblée générale, le syndic dispose d'un délai de trois mois pour notifier à la copropriété ces décisions par tout moyen, y compris la lettre ou l'affichage.

Obligation d'affichage du syndic : que comprend-t-elle ?

Là encore, si un syndic fait le choix d'utiliser l'affichage afin de respecter son obligation d'information, il doit le réaliser selon des règles bien précises. Tout d'abord, toute information affichée à l'intérieur d'un bâtiment doit y être conservée pendant au moins un mois et placée dans un lieu de passage (comme le hall d'entrée).
De plus, à compter du 1er juin 2020, le syndic doit raisonnablement afficher la date de la prochaine assemblée générale. L'annonce doit également préciser que tout copropriétaire a la faculté d'ajouter une résolution à l'ordre du jour par l'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception.
Par ailleurs, la loi du 10 février 2020 a pour objectif de lutter contre le gaspillage et pour l'économie circulaire a ajouté une nouvelle obligation d'affichage. Elle précise que le syndic doit informer la copropriété :

sur les règles de recyclage des déchets ;

sur la déchetterie dépendante de la copropriété (horaires, accès, règles , etc.).

Cette exigence d'affichage entre en vigueur le 1er janvier 2022.

Extranet et obligation d'information : quels documents le syndic est-il obligé de mettre à disposition des copropriétaires ?

Seul le syndic professionnel est tenu de mettre en place un extranet parmi les différents modèles de gestion.
Rappelons que l'extranet est un outil de communication dématérialisé entre le syndic et les copropriétaires, qui permet notamment de mettre à disposition des documents relatifs à la gestion de la copropriété.

Extranet : un espace collectif en ligne où tous les copropriétaires peuvent consulter les documents

Le règlement de copropriété ;

L'état descriptif de la division ;

La fiche synthétique ;

Le carnet d'entretien ;

Les diagnostics établis ;

Le contrat du syndic en cours ;

Les différents contrats d'entretien et d'assurance ;

Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.

Extranet : espace où chaque copropriétaire peut consulter les documents

Le compte individuel arrêté suite à l'approbation des comptes annuels ;

Les charges régulières et exceptionnelles payées au cours des deux derniers exercices comptables ;

Le montant de la partie du fonds de travaux attaché au bien ;

Les appels de fonds des trois dernières années.

Extranet : les documents à disposition du comité syndical

Les soldes des comptes du syndicat des copropriétaires ;

Les registres des comptes bancaires distincts qui ont été ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

Les procédures en justice faites au nom du syndicat des copropriétaires qui ont déjà été faites ou sont en cours de réalisation ;

La liste complète des copropriétaires ;

La carte professionnelle du syndic.

Quelles sont les obligations du syndic lors d'une mutation de lot ?

Lorsqu'une vente de lot a lieu au sein de la copropriété, le syndic doit respecter son obligation d'information car il est tenu de remettre, au notaire chargé de la vente, un état daté. En rendant ce document obligatoire, la loi ALUR a souhaité renforcer le droit à l'information de l'acheteur.
L'état daté est un document qui permet à l'acheteur potentiel d'en savoir plus sur l'état du bien et du lot qu'il envisage d'acquérir. Il fournit des détails sur, entre autres :

Les dettes impayées du vendeur ;

Les sommes redevables au vendeur ;

La somme d'argent que l'acheteur et/ou le vendeur doivent payer (charges de copropriété, fonds de construction, etc.).

En général, l'acheteur s'intéresse davantage au troisième point puisque cela lui permettra de savoir combien d'argent lui sera dû après la vente.

Qu'est-ce que le devoir d'information et de conseil du syndic ?

L'obligation du syndic de conseiller et d'informer les copropriétaires, ou chaque copropriétaire individuellement, sur les sujets suivants :

Tout problème au sein de l'immeuble dont il a connaissance ;

Les nouvelles redevances à payer par le syndicat des copropriétaires ;

Les options potentielles qui pourraient permettre à la copropriété de fonctionner plus efficacement ;

Dégradations de toutes sortes, etc.

Le rôle de conseil se divise en deux parties :

“faire” - le syndic doit informer et conseiller les copropriétaires sur les actions particulières à entreprendre. Par exemple, il doit aviser les copropriétaires qu'ils doivent souscrire une police d'assurance avant le début des travaux ;

"à ne pas faire" - lorsque le syndic avertit le syndicat avant qu'il ne commette des erreurs, par exemple lorsqu'une résolution devrait être adoptée avec une majorité déséquilibrée. En outre, le syndic doit également contester toute décision illégale et contraire à la loi ou au règlement de copropriété.

Quels sont les risques pour le syndic en cas de manquement à l'obligation d'information et quelles actions peuvent être enclenchées par les copropriétaires ?

Dans le cas où le syndic ne respecterait pas cette obligation d'information, le syndicat des copropriétaires peut engager sa responsabilité civile car cela relève d'une faute de gestion. Pour donner un exemple, si le syndic n'informe pas les copropriétaires concernant une décision contraire au règlement de copropriété mais tout de même adoptée.
Cependant, afin que la responsabilité du syndic puisse être engagée, il faut s'assurer qu'il n'a pas obtenu de quitus de la part des copropriétaires. En effet, cette résolution est souvent mise à l'ordre du jour des assemblées générales par les syndics afin que le syndicat des copropriétaires approuve la gestion du syndic.
Attention : si le quitus est approuvé par l'assemblée générale, le syndicat des copropriétaires ne sera plus en mesure d'engager la responsabilité du syndic sur toute question se rapportant à la gestion et ce tout au long de l'exercice comptable ! Veillez donc à bien réfléchir avant de voter cette résolution et / ou de lever des réserves afin de vous laisser tout le champ des possibilités.
Dans le cas d'une faute, le syndicat des copropriétaires pourra également entreprendre les démarches nécessaires pour révoquer le syndic. Pour ce faire, la résolution doit être ajoutée à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante et, le jour j, elle doit être adoptée à la majorité absolue. Dans le cas d'une révocation, le mandat du syndic prend fin immédiatement.