L’obligation d’information en copropriété

La gestion des copropriétés en France repose sur un cadre législatif précis, visant à assurer une administration transparente et efficace des immeubles collectifs. Parmi les nombreuses obligations qui incombent au syndic, l'information des copropriétaires et des occupants est essentielle. Cette obligation a été renforcée au fil des années par des textes législatifs, tels que la loi du 10 juillet 1965, la loi ALUR de 2014 et le décret du 15 décembre 2015. Cet article explore en détail les obligations d'information imposées par ces lois, ainsi que les modalités de mise en œuvre, afin de garantir une gestion claire et responsable des copropriétés.

L'obligation d'information en copropriété : éléments législatifs

La loi du 10 juillet 1965 : fondement du statut de la copropriété

La loi du 10 juillet 1965 constitue le socle juridique qui régit la copropriété des immeubles bâtis en France. Elle définit les droits et obligations des copropriétaires ainsi que les missions du syndic. Parmi les attributions du syndic, elle stipule qu'il est chargé d'assurer l'exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l'Assemblée Générale. Cette responsabilité implique une obligation d'information envers les copropriétaires concernant les décisions prises lors des Assemblées Générales et les actions entreprises pour leur mise en œuvre.

La loi ALUR du 24 mars 2014 : vers une transparence accrue

La loi ALUR a introduit des mesures visant à renforcer la transparence dans la gestion des copropriétés. Elle impose notamment au syndic de proposer un accès en ligne sécurisé aux documents relatifs à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés. Cette disposition permet aux copropriétaires de consulter à distance des documents tels que les procès-verbaux des Assemblées Générales, les contrats avec les prestataires, les comptes rendus financiers, etc… L'objectif est de faciliter l'accès à l'information et d'assurer une meilleure implication des copropriétaires dans la gestion de leur immeuble.

Le décret du 15 décembre 2015 : information des occupants

Le décret du 15 décembre 2015 précise que le syndic doit, dans un délai de trois mois après la tenue de chaque Assemblée Générale, porter à la connaissance des occupants les décisions prises ayant un impact sur les conditions d'occupation de l'immeuble ou sur leurs charges. Cette information peut concerner, par exemple, des travaux affectant les parties communes ou des modifications du règlement de copropriété.

Les modalités de communication des informations

La mise à disposition d'un espace en ligne sécurisé (Extranet)

La loi oblige désormais à mettre à disposition des copropriétaires un espace en ligne sécurisé où sont accessibles les documents relatifs à la gestion de l'immeuble. Cet espace vise à faciliter l'accès à l'information et à renforcer la transparence dans la gestion de la copropriété.
Les documents et informations qui doivent être rendus disponibles à l'ensemble des copropriétaires sont détaillés dans le décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne [1] :

• Le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
  
• La dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée ;
  
• Le carnet d'entretien de l'immeuble ;
  
• Les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
  
• Les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
  
• L'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
  
• Les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
  
• Les procès-verbaux des trois dernières Assemblées Générales annuelles ayant été appelées à connaître des comptes et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
  
• Le contrat de syndic en cours.
  

Les documents et informations qui doivent être rendus disponibles à chaque copropriétaire indépendamment sont également détaillés dans ce même décret [1] :

• Le compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'Assemblée Générale annuelle ;
  
• Le montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
  
• Lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, le montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
  
• Les avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
  

De même, les documents et informations qui doivent être rendus disponibles aux membres du conseil syndical sont détaillés dans ce décret [1] :

• Les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
  
• Le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
  
• Les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
  
• La liste de tous les copropriétaires ;
  
• La carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
  

Par ailleurs, ces plateformes offrent parfois des fonctionnalités interactives (forums de discussion ou systèmes de messagerie), qui favorisent une communication plus fluide entre le syndic et les copropriétaires.

L'affichage des informations

Le syndic doit afficher, pendant un mois, un document contenant les informations qui doivent être portées à la connaissance des résidents de l'immeuble dans un sont informés des décisions susceptibles d'affecter leurs conditions de vie ou leurs charges.

Le rôle du conseil syndical

Le conseil syndical assiste le syndic de copropriété et contrôle sa gestion en vérifiant que les obligations légales d'information sont bien respectées. Le conseil syndical peut également être un relais d'information auprès des copropriétaires, en s'assurant que les documents sont accessibles et que les informations importantes sont communiquées en temps utile.

Les conséquences du non-respect des obligations d'information

Le non-respect par le syndic de ses obligations d'information peut entraîner des conséquences juridiques. Les copropriétaires peuvent engager la responsabilité du syndic pour manquement à ses obligations professionnelles. En cas de préjudice avéré, le syndic peut être tenu de réparer le dommage subi par le syndicat des copropriétaires ou par un copropriétaire individuel. Le défaut d'information peut constituer un motif de révocation du syndic lors de l'Assemblée Générale.

Les limites et défis de l'obligation d'information

Malgré les avancées législatives et technologiques, des défis subsistent quant à l'application effective des obligations d'information. Certains copropriétaires peuvent rencontrer des difficultés d'accès aux outils numériques, notamment les personnes âgées ou celles en situation d'illectronisme.
La surcharge d'informations peut par ailleurs entraîner une certaine lassitude ou une inattention de la part des copropriétaires, ce qui réduit l'efficacité de la communication. Il est donc essentiel que le syndic adapte ses méthodes de communication en fonction des spécificités de la copropriété
[1] Décret n° 2019-502 du 23 mai 2019 relatif à la liste minimale des documents dématérialisés concernant la copropriété accessibles sur un espace sécurisé en ligne