Quelles sont les obligations du syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est une alternative courante au syndic professionnel dans les petites copropriétés. Il s'agit d'un copropriétaire qui décide de gérer la copropriété lui-même ou avec l'aide d'autres copropriétaires, sans rémunération. Cette solution peut permettre de réaliser des économies substantielles, mais elle s'accompagne également de responsabilités importantes. Quelles sont exactement les obligations du syndic bénévole ? Cet article vous guide à travers les devoirs légaux, les tâches à accomplir, et les risques encourus en cas de manquement.

Le rôle du syndic bénévole

Le syndic bénévole est un copropriétaire qui prend en charge gratuitement la gestion de la copropriété, à la différence d'un syndic professionnel qui est rémunéré pour ces services. Cette option est généralement privilégiée par les petites copropriétés, où les frais de gestion d'un syndic professionnel pourraient être disproportionnés par rapport aux ressources disponibles.

Pourquoi choisir un syndic bénévole ?

Le principal avantage de nommer un syndic bénévole est la réduction des coûts. Les copropriétaires n'ont pas à payer de frais de gestion à une entreprise extérieure, ce qui peut alléger considérablement les charges de copropriété. Toutefois, le syndic bénévole n'est pas exempté de suivre les mêmes règles que le syndic professionnel. Il doit se conformer à la loi et assumer la gestion quotidienne des affaires de la copropriété, ce qui requiert du temps et des compétences en gestion.

Les obligations légales du syndic bénévole

Comme tout syndic, le syndic bénévole est soumis aux obligations prévues par la loi du 10 juillet 1965 et son décret d'application du 17 mars 1967. Ces textes régissent le fonctionnement des copropriétés et établissent les devoirs de ceux qui en assurent la gestion.

Respect de la loi

Le syndic bénévole doit veiller à appliquer les dispositions légales et réglementaires qui encadrent la copropriété. Cela inclut la bonne gestion des finances, la mise à jour du règlement de copropriété, et la gestion administrative de l'immeuble. Toute omission ou erreur dans ces domaines peut engager sa responsabilité civile, voire pénale.

Gestion administrative de la copropriété

Le syndic bénévole est chargé de tenir à jour les documents importants de la copropriété, tels que le registre des procès-verbaux des assemblées générales, la liste des copropriétaires, ainsi que les contrats passés avec des prestataires pour l'entretien de l'immeuble. Il doit également veiller au respect des décisions votées en assemblée générale.

Sécurisation des fonds de la copropriété

Une des responsabilités majeures du syndic bénévole est de garantir la sécurisation des fonds de la copropriété. Il est obligé d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété. Cette obligation a été renforcée par la loi ALUR, qui vise à protéger les copropriétaires contre tout détournement ou mauvaise gestion des fonds.

La gestion courante : les tâches à accomplir

Le syndic bénévole doit également assurer la gestion quotidienne de la copropriété. Cela comprend l'organisation des assemblées générales, la gestion du budget et l'entretien de l'immeuble.

Convocation et tenue des assemblées générales

Le syndic bénévole a pour responsabilité d'organiser les assemblées générales annuelles. Ces réunions sont essentielles pour permettre aux copropriétaires de se prononcer sur les décisions importantes de la copropriété, telles que l'approbation des comptes, le vote du budget ou les travaux à réaliser. Le syndic doit veiller à convier tous les copropriétaires dans les délais légaux, en leur envoyant une convocation détaillant l'ordre du jour. Après la tenue de l'assemblée, il doit rédiger un procès-verbal consignant les décisions prises, et s'assurer que ces dernières sont correctement appliquées et respectées par tous.

Gestion des comptes et du budget

La gestion financière de la copropriété est l'une des responsabilités centrales du syndic bénévole. Elle implique plusieurs tâches incontournables qui garantissent le bon fonctionnement de l'immeuble, tout en veillant à la transparence des comptes et à la bonne utilisation des fonds de la copropriété.

Préparation du budget prévisionnel

Chaque année, le syndic bénévole doit établir un budget prévisionnel pour l'année à venir. Ce budget a pour but d'anticiper les dépenses liées à l'entretien des parties communes, aux éventuels travaux à réaliser, et aux prestataires de services comme le nettoyage, la sécurité ou les services de maintenance. Il inclut également les coûts récurrents, tels que les assurances de l'immeuble et les factures d'électricité ou d'eau pour les parties communes.
Ce budget est ensuite soumis à l'approbation des copropriétaires lors de l'assemblée générale annuelle. Le syndic bénévole doit justifier chaque dépense et expliquer comment les fonds seront utilisés, ce qui permet aux copropriétaires de voter en toute connaissance de cause.

Collecte des charges de copropriété

Une fois le budget approuvé, le syndic bénévole doit assurer la collecte des charges auprès des copropriétaires. Chaque copropriétaire verse une contribution, calculée en fonction des tantièmes attribués à son lot dans la copropriété. Le syndic doit s'assurer que chaque copropriétaire règle sa part dans les délais impartis, et, en cas de retard ou de non-paiement, il doit engager les actions nécessaires pour recouvrer les sommes dues, pouvant aller jusqu'à l'engagement de procédures judiciaires en cas de litige.

Paiement des factures

Le syndic bénévole est également responsable du paiement des factures de la copropriété. Cela inclut les paiements aux prestataires de services (entretien, gardiennage, etc.), les factures d'énergie ou de maintenance des équipements communs, ainsi que tout autre service essentiel au bon fonctionnement de l'immeuble. Une gestion rigoureuse des dépenses est primordiale pour éviter toute mauvaise surprise.

Tenue de la comptabilité

La tenue de la comptabilité est une autre tâche essentielle. Le syndic bénévole doit enregistrer de manière précise et détaillée toutes les entrées et sorties d'argent, veillant à ce que chaque transaction soit justifiée par un document officiel (factures, devis, etc.). Il doit également tenir un registre de tous les mouvements financiers de la copropriété, ce qui permet de suivre les dépenses et de s'assurer qu'elles respectent le budget prévisionnel voté.
Cette comptabilité doit être rigoureuse et accessible, car chaque copropriétaire a le droit de consulter les comptes de la copropriété. De plus, une vérification annuelle des comptes est généralement effectuée lors de l'assemblée générale.

Entretien des parties communes

L'entretien des parties communes de la copropriété (ascenseurs, escaliers, cour, toiture, etc.) fait partie des responsabilités du syndic bénévole. Cela implique de gérer les contrats avec les prestataires (fournisseurs d'énergie, entreprises de nettoyage, etc.) et d'organiser les travaux d'entretien ou de réparation.

Les risques et responsabilités

Assumer la fonction de syndic bénévole engage des responsabilités importantes, notamment sur le plan civil et pénal.
En tant que gestionnaire de la copropriété, le syndic bénévole peut être tenu responsable en cas de mauvaise gestion, d'erreurs administratives ou financières, ou encore en cas d'incident lié à un défaut d'entretien des parties communes. Par exemple, si un copropriétaire ou un tiers se blesse à cause d'un manquement à l'entretien, le syndic peut voir sa responsabilité engagée.

Les erreurs à éviter

Le syndic bénévole doit éviter certaines erreurs classiques, telles que l'omission de convoquer l'assemblée générale dans les délais légaux, la mauvaise gestion des comptes, ou encore l'absence de contrat d'entretien des équipements communs. Ces négligences peuvent entraîner des conflits avec les copropriétaires ou des sanctions judiciaires.