Syndic de copropriété et ses obligations légales

La loi du 10 juillet 1965 stipule que c'est le syndic de copropriété qui est responsable de la gestion administrative et financière de la copropriété, ainsi que de l'entretien et du bon fonctionnement du bâtiment. Quel que soit le modèle de gestion, qu'il soit professionnel, bénévole ou coopératif, le syndic doit respecter toutes les obligations légales définies par la loi. Quelles sont exactement ces obligations ? Quelles sont les conséquences auxquelles un syndic est confronté s'il ne respecte pas les obligations légales ?

Quelles sont les obligations légales d'un syndic de copropriété ?

Conformément à la loi du 10 juillet 1965, toute copropriété doit être administrée par un syndic de copropriété. Plusieurs modèles de gestion sont inclus dans la loi :

Le syndic professionnel : ce modèle implique que la copropriété engage une entreprise externe pour gérer la propriété en échange d'honoraires. Il est important de noter que le syndic professionnel peut facturer des frais supplémentaires pour des prestations spécifiques, comme la rédaction d'un état daté, les frais de photocopies et de courrier, en plus des honoraires inclus dans le forfait de base.

Le syndic bénévole : dans ce cas, un copropriétaire est élu en assemblée générale et devient le syndic bénévole en charge de la gestion de la copropriété. Le syndic bénévole peut être rémunéré par les copropriétaires si ces derniers votent en faveur de cette décision à la majorité absolue en assemblée générale.

Le syndic coopératif : dans ce modèle, le conseil syndical est chargé de la gestion de la copropriété, sans l'intervention d'un tiers. Même si la loi confère au président du conseil syndical le titre de syndic, en réalité, tous les membres du conseil syndical ont la possibilité de participer à la gestion de la copropriété.

Peu importe le modèle de gestion choisi, qu'il s'agisse d'un syndic professionnel, bénévole ou coopératif, ses tâches et responsabilités sont régies par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Voici les principales missions du syndic :

Gérer la copropriété sur le plan administratif ;

Gérer la copropriété sur le plan financier et comptable ;

Superviser la maintenance de l'immeuble.

Ces nombreuses obligations vous sont décrites ci-dessous.

Quelles sont les obligations administratives d'un syndic de copropriété ?

Le syndic de copropriété est chargé de la gestion administrative de la copropriété tout au long de l'année. Cela implique notamment les missions suivantes :

Inscrire la copropriété au Registre National des Copropriétés (RNC) et mettre à jour chaque année les données financières de la copropriété dans un délai de deux mois suivant l'assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels ;

Garantir le respect des dispositions du règlement de copropriété par tous les occupants ;

Organiser au moins une assemblée générale par an afin de voter le budget prévisionnel et approuver les comptes annuels. Après l'assemblée générale, le syndic dispose d'un délai d'un mois pour transmettre le procès-verbal à tous les copropriétaires ;

Assurer l'exécution de toutes les décisions prises en assemblée générale ;

Mettre régulièrement à jour le carnet d'entretien de la copropriété qui répertorie les informations de maintenance et les travaux effectués au sein de la copropriété ;

Assurer la conservation et la mise à disposition de tous les documents relatifs à la copropriété ;

Gérer les contrats avec les différents prestataires de la copropriété tels que l'énergie, la maintenance de l'ascenseur, le nettoyage, etc.

Assurer la représentation du syndicat des copropriétaires dans toute action ou procédure judiciaire, si nécessaire ;

Contracter une assurance responsabilité civile pour couvrir les risques liés aux parties communes de l'immeuble et protéger les copropriétaires.

Quelles sont les obligations comptables et financières d'un syndic de copropriété ?

Le deuxième devoir du syndic de copropriété est de s'occuper de la gestion financière et comptable de la copropriété. À cette fin, le syndic est tenu d'effectuer les tâches suivantes :

Proposer et soumettre au vote le budget prévisionnel en assemblée générale à la majorité simple ;

Soumettre les comptes de la copropriété au vote de l'assemblée générale à la fin de chaque exercice comptable pour qu'ils soient approuvés à la majorité simple ;

Tenir la comptabilité de la copropriété à jour ;

Payer les factures des fournisseurs ;

Percevoir les charges de copropriété en transmettant les appels de fonds aux copropriétaires ;

En cas de charges impayées, recouvrer les sommes dues via des relances à l'amiable ou par des procédures contentieuses s'il le faut.

Depuis l'adoption de la loi ALUR en 2014, le syndic de copropriété doit ouvrir un compte bancaire séparé, spécifiquement au nom du syndicat des copropriétaires. Cette mesure est applicable à toutes les copropriétés, sans exception, depuis l'entrée en vigueur de l'ordonnance du 30 octobre 2019. Le choix de la banque pour l'ouverture du compte est à la discrétion du syndic, cependant, les copropriétaires ont la possibilité de rejeter la proposition du syndic par un vote à la majorité absolue lors de l'assemblée générale.

Quelles sont les obligations concernant la sécurité des occupants et la salubrité de l'immeuble ?

La troisième responsabilité du syndic de copropriété concerne l'entretien de la copropriété et la sécurité des copropriétaires.

Obligation d'assurer l'entretien des parties communes de l'immeuble

Le bon entretien des parties communes de la copropriété doit être assuré par le syndic de copropriété. Rappelons que la définition des parties communes figure à l'article 3 de la loi du 10 juillet 1965 et qu'elles sont précisées dans le règlement de copropriété.
Le syndic de copropriété est responsable de la préservation de l'état de l'immeuble et de la sécurité des copropriétaires, ce qui implique notamment de recourir à des prestataires pour réaliser des prestations de nettoyage ou de rénovation des parties communes. Les contrats conclus avec ces prestataires sont soumis au vote des copropriétaires en assemblée générale, où ils doivent être approuvés à la majorité simple.

Obligation de la mise en oeuvre des travaux de rénovation de la copropriété

Le syndic de copropriété est responsable de l'exécution et du suivi des travaux votés par les copropriétaires en assemblée générale. Les fonctions du syndic en matière de travaux sont les suivantes :

Fixer les modalités du projet en assemblée générale : il s'agit de choisir le prestataire et d'approuver le montant alloué au projet. De plus, lors du vote, plusieurs propositions doivent être soulevées ;

Gérer la relation avec les artisans : le syndic de copropriété prend en charge les demandes de devis, signe les contrats au nom du syndicat des copropriétaires et s'assure que les factures sont payées conformément aux décisions prises en assemblée générale ;

Assurer le suivi des rénovations ;

Vérifier l'intégrité de l'ouvrage : pour garantir la qualité des travaux, le syndic doit effectuer une vérification à la réception des travaux pour s'assurer qu'ils correspondent bien au devis initial. Si ce n'est pas le cas, il peut lever les réserves et activer les différentes garanties de construction telles que l'assurance dommages-ouvrage, la garantie décennale ou la garantie de parfait achèvement..

L'obligation de sécurisation des occupants

Selon les copropriétés, le syndic doit installer des équipements spécifiques obligatoires pour assurer la sécurité des occupants :

Si la demande de permis de construire de la copropriété a été effectuée avant le 5 mars 1987 et que le plancher du logement le plus haut est situé à une hauteur maximale de 28 mètres au-dessus du sol, des blocs-portes coupe-feu doivent être installés ;

Dans un parking, un extincteur portatif doit être installé tous les 15 véhicules ;

Que la source d'énergie de la chaudière soit le fioul, le charbon ou le gaz, il doit y avoir un ou deux extincteurs dans la chaudière.

Le syndic de copropriété peut également décider d'engager des travaux urgents sans avoir obtenu au préalable l'accord des copropriétaires réunis en assemblée générale, si la sécurité des habitants de l'immeuble est en danger.
La définition des « travaux urgents » n'est pas spécifiquement énoncée dans la loi, mais des exemples montrent que la jurisprudence considère comme urgents certains travaux, tels que :

La réparation ou le remplacement de la chaudière de l'immeuble pendant l'hiver ;

Si un mur risque de s'effondrer, il doit être consolidé ;

Si la toiture de l'immeuble est endommagée et cause des dégâts des eaux ; etc.

Quelle obligation prévoit la loi ELAN ? L'extranet

Suite à la loi ELAN de novembre 2018, les syndics professionnels ont désormais l'obligation de mettre à disposition des copropriétaires un espace extranet sécurisé, accessible grâce à des identifiants uniques.
Selon le décret du 23 mai 2019, le syndic de copropriété est tenu de fournir à chaque copropriétaire une liste de documents comprenant, entre autres :

Les documents relatifs à la copropriété, tels que le règlement de copropriété et ses annexes, la fiche synthétique de la copropriété la plus récente, le carnet d'entretien et les différents diagnostics techniques des parties communes.

Les contrats de la copropriété, y compris les contrats d'assurance, de maintenance des équipements, d'entretien des parties communes, etc.

Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales.

Le contrat-type du syndic, si la copropriété est gérée par un syndic professionnel.

Le montant de la part du fonds de travaux rattaché au lot du copropriétaire, le cas échéant.

Les informations financières du copropriétaire, comprenant le montant des charges de copropriété payées pour les deux derniers exercices comptables et le compte individuel du copropriétaire après l'approbation des comptes en assemblée générale.

Les appels de fonds adressés au copropriétaire concerné au cours des trois dernières années.

Quels sont les risques pour le syndic en cas de non-respect de ses obligations légales ?

Suite à la loi de 1965, l'article 18 définit les obligations du syndic de copropriété. Toutefois, si ce dernier ne respecte pas ces obligations, il peut être considéré comme ayant commis une faute de gestion.
Dans ce cas, le syndicat des copropriétaires a la possibilité d'engager la responsabilité civile du syndic, notamment lorsque :

Le syndic commet des erreurs significatives dans la gestion comptable de la copropriété ;

Le syndic ne respecte pas les décisions prises lors des assemblées générales ;

Le syndic néglige l'entretien de la copropriété en ne réalisant pas les travaux nécessaires, par exemple en cas de détérioration d'une marche d'escalier, etc.

En cas de faute de gestion, les copropriétaires ont le droit de révoquer le syndic pour motif légitime et sérieux.
Pour ce faire, un copropriétaire ou un membre du conseil syndical doit adresser une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic, demandant l'inscription d'une résolution de révocation à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
Il est préférable de faire la demande pour inclure un sujet à l'ordre du jour de l'assemblée générale au moins deux mois avant sa tenue. Il est important de noter que les convocations d'AG sont envoyées par le syndic au moins 21 jours avant la date prévue pour l'assemblée générale et que le syndic n'est plus tenu de modifier l'ordre du jour une fois les convocations envoyées. Pendant l'assemblée générale, la révocation du syndic doit être votée à la majorité absolue, qui prend en compte les voix des copropriétaires présents, représentés et absents. Toutefois, grâce à l'article 25-1, si la majorité absolue n'est pas atteinte mais que la résolution obtient au moins un tiers des tantièmes de la copropriété, il est possible de procéder à un second vote au cours de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple.