Guide sur le délai de régularisation des charges de copropriété

La "régularisation des charges de copropriété" est un terme qui fait référence à une situation particulière. Elle se produit lorsque le propriétaire bailleur a avancé des charges locatives qu'il peut récupérer auprès de son locataire. Pour une meilleure compréhension du sujet, il est crucial de comprendre la manière dont les charges de copropriété sont réparties entre le locataire et le propriétaire bailleur. Nous vous expliquons tout dans cet article.

Rappel sur les charges de copropriété

Comment se définissent les charges de copropriété ?

Le bon fonctionnement d'un immeuble en copropriété repose sur les contributions financières de chaque copropriétaire, appelées "charges de copropriété". Ces charges servent à couvrir toutes les dépenses liées à l'entretien et au fonctionnement de la copropriété.
Il y a deux types de charges de copropriété :

Les charges courantes sont les dépenses régulières prévues dans le budget prévisionnel de la copropriété. Elles incluent les honoraires du syndic de copropriété, les contrats d'assurance, la rémunération du personnel en charge du gardiennage et du ménage dans l'immeuble, les travaux de maintenance et les réparations mineures, l'entretien des parties communes comme l'ascenseur, la chaudière et les espaces verts, ainsi que les factures d'électricité, d'eau et de gaz.

Les charges exceptionnelles, quant à elles, sont votées en assemblée générale et couvrent les coûts des travaux importants d'entretien, de conservation ou d'amélioration de l'immeuble, tels que le ravalement de façade ou d'autres travaux d'envergure.

Qui est responsable du paiement des charges de copropriété ?

1. À payer par le propriétaire
   

Chaque copropriétaire d'un immeuble doit verser des charges de copropriété proportionnelles à sa quote-part de parties communes. Le syndic est chargé de recouvrer ces sommes, en envoyant chaque année un appel de fonds sous forme d'avis par lettre simple, ou par courrier électronique si les copropriétaires ont donné leur accord par écrit.

2. À payer par le locataire
   

3. Les charges locatives
   

Il s'agit des charges avancées par le propriétaire-bailleur qui peuvent être remboursées par le locataire. Ces charges sont également connues sous le nom de charges récupérables.
Les charges en question sont déterminées par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elles sont principalement liées :

à des services dont bénéficie le locataire, tels que la taxe d'enlèvement des ordures ménagères. Cette taxe est payée par le propriétaire au titre de la taxe foncière, mais peut être remboursée par le locataire.

à l'entretien courant et la réparation des parties ou équipements communs, tels que le nettoyage des espaces communs et l'entretien de l'ascenseur.

à l'usage du logement par le locataire, tels que les frais d'eau et d'énergie.

Les charges récupérables doivent être payées par avance sous forme de provisions, c'est-à-dire des montants réguliers et identiques. Dans le cas d'un logement meublé, il est possible d'opter pour un paiement par forfait, une somme fixe versée par le locataire qui ne peut être ajustée qu'en fin de période.
Chaque année, le propriétaire-bailleur doit procéder à une régularisation annuelle des charges avant la fin de l'année civile qui suit l'année d'exigibilité de ces charges.

2. La procédure de régularisation des charges récupérables
   

Afin de réaliser la régularisation des charges récupérables, il est nécessaire de comparer les provisions perçues par le propriétaire au cours de l'année écoulée avec les dépenses réellement engagées au cours de cette même période.
Il existe deux situations possibles :

Si le locataire a payé moins que le montant des charges réellement engagées, le propriétaire peut demander au locataire de payer le complément de charges ;

Si le locataire a payé plus que le montant des charges réellement engagées, le propriétaire doit rembourser au locataire le trop-perçu.

Une régularisation annuelle est nécessaire afin de réduire l'écart entre les dépenses réelles du propriétaire et les avances versées par le locataire.

Quels sont les délais pour la régularisation annuelle des charges récupérables ?

La régularisation annuelle

Le propriétaire est tenu de procéder à la régularisation des charges récupérables avant la fin de chaque année civile, soit avant le 31 décembre. Cependant, la loi ne prévoit aucune sanction si le propriétaire effectue cette régularisation moins fréquemment, par exemple tous les deux ans.

La régularisation dans un délai maximal de 3 ans

Selon l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, le propriétaire dispose d'un délai maximal de 3 ans pour effectuer la régularisation des charges locatives, même si le locataire a quitté le logement pendant cette période. Selon la jurisprudence, le point de départ de ce délai correspond à la date de transmission de l'exercice définitif par le syndic. En général, lorsque le propriétaire n'a pas procédé à la régularisation annuelle, celle-ci se fera lors de la restitution du dépôt de garantie. Les frais de régularisation seront alors déduits du dépôt de garantie, et le propriétaire remboursera le solde au locataire.

Non-respect du délai et contestation de la régularisation

Dans le cas où le propriétaire n'a pas effectué la régularisation des charges locatives chaque année ou n'a pas respecté la date limite du 31 décembre, le locataire a le droit de contester la régularisation.
Les tribunaux ont tendance à estimer que le retard de la régularisation contraint le locataire à payer une somme importante en une seule fois, ce qui peut lui causer un préjudice. Dans de telles situations, le locataire peut demander à étaler les paiements sur 12 mois.

Problèmes financiers du locataire et délai de régularisation

Si un locataire rencontre des difficultés financières pour payer les charges locatives, le propriétaire-bailleur peut décider de lui accorder des délais de paiement. Dans le cas où aucun accord ne peut être trouvé entre les deux parties, un conciliateur de justice pourra intervenir pour les aider à trouver une solution à l'amiable.