Comprendre le rôle d’un syndic de copropriété

Le rôle essentiel en copropriété est celui du syndic de copropriété, qui est chargé de représenter le syndicat des copropriétaires dans tous les actes et actions en justice, ainsi que de gérer les parties communes de la copropriété. Il doit s'assurer de l'exécution des décisions prises en assemblée générale et respecter les dispositions du règlement de copropriété. Si le syndic manque à ses obligations légales, il peut être tenu responsable. Dans cet article, nous allons examiner en détail ce rôle crucial du syndic.

Quelles peuvent être les différentes missions d'un syndic de copropriété ?

La loi du 10 juillet 1965 exige que toutes les copropriétés soient gérées par un syndic de copropriété, qui est chargé d'accomplir diverses tâches que nous allons décrire ci-dessous.

La gestion de l'immeuble

Le rôle principal du syndic de copropriété consiste à garantir et à préserver l'état optimal des parties communes et des équipements de la copropriété. À cet effet, le syndic doit accomplir les tâches suivantes :

Engager des prestataires externes tels qu'une entreprise de nettoyage, après avoir procédé à une mise en concurrence préalable des différents contrats ;

Gérer les contrats fournisseurs et renégocier ces derniers chaque année afin de réduire les dépenses pour le syndicat des copropriétaires ;

Tenir et mettre à jour un carnet d'entretien de la copropriété qui recense tous les travaux effectués ;

Effectuer les rénovations nécessaires pour maintenir l'immeuble en bon état et votées en assemblée générale en respectant les règles de majorité spécifiques à chaque type de travaux.

Le syndic de copropriété est responsable de la gestion de tout type de travaux, et cela implique :

La gestion des relations avec les différents prestataires en soumettant les devis à une mise en concurrence et en payant les factures au nom du syndicat des copropriétaires ;

La surveillance de l'état d'avancement des travaux, en s'assurant que les délais et les prestations soient conformes au contrat ;

La vérification de la conformité de la livraison des travaux par rapport au contrat, y compris en s'assurant qu'il n'y a pas eu de malfaçon ou de défaut de construction.

La sécurité des copropriétaires et locataires

Outre ses tâches liées à l'entretien de l'immeuble, le syndic de copropriété est également responsable de la sécurité des copropriétaires. Ainsi, il est chargé de l'installation des équipements incendie suivants :

Des extincteurs ;

Des portes coupe-feu ;

Un système de désenfumage ;

Un plan d'évacuation ;

L'encloisonnement des cages d'escaliers.

Si la sécurité des habitants ou l'état de salubrité de l'immeuble est menacé, le syndic de copropriété peut entreprendre des travaux urgents sans avoir besoin de l'approbation préalable de l'assemblée générale.
Toutefois, il doit remplir plusieurs obligations, notamment :

En informant les copropriétaires et les occupants de l'immeuble que des travaux urgents sont en cours ;

En affichant l'information dans un lieu de passage tel que le hall d'entrée ;

En convoquant une assemblée générale immédiatement après la fin des travaux pour que les copropriétaires puissent valider le devis, les travaux réalisés et convenir du financement.

La fonction du représentant syndical

Le syndic de copropriété, comme mentionné précédemment, est le représentant légal du syndicat des copropriétaires pour toutes les actions en justice. Il est donc chargé de représenter l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble. Ses fonctions comprennent notamment :

La signature des contrats avec les fournisseurs pour le compte du syndicat des copropriétaires ;

La gestion du personnel de la copropriété. Bien que les salariés de la copropriété soient employés par le syndicat des copropriétaires et non par le syndic de copropriété, ce dernier est responsable de leur gestion. Le nombre d'employés est décidé par l'assemblée générale des copropriétaires. Après cette décision, le syndic doit embaucher le personnel, définir les conditions de travail, établir les fiches de paie et remplir le Document Unique d'Évaluation des Risques pour la Santé et la Sécurité des Travailleurs (DUERSST).

La mission administrative du syndic

Le syndic de copropriété sera chargé de tâches administratives telles que :

Inscrire la copropriété auprès du Registre National des Copropriétés dès sa création et mettre à jour les données financières de la copropriété chaque année, dans les deux mois suivant l'assemblée générale annuelle ;

Tenir et mettre à jour la fiche synthétique qui rassemble les informations techniques, financières et juridiques de la copropriété ;

Mettre à jour le carnet d'entretien qui répertorie tous les travaux et les opérations de maintenance effectués dans la copropriété ;

Gérer les transferts de propriété (ventes) en fournissant, entre autres, un état daté. Ce document informe le futur acheteur sur la situation financière de la copropriété ;

Assurer le respect du règlement de copropriété ;

Organiser une assemblée générale chaque année. Au cours de cette assemblée annuelle, plusieurs résolutions sont votées, telles que le budget prévisionnel et l'approbation des comptes. Il est important de noter que le syndic doit envoyer les convocations aux copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 21 jours avant l'assemblée ;

Respecter et faire respecter les décisions prises lors des assemblées générales.

La mission financière du syndic

Le gestionnaire a également des responsabilités financières et comptables, qui incluent notamment :

Créer un compte bancaire distinct au nom du syndicat de copropriété conformément à l'obligation instaurée par la loi ALUR de 2014 ;

Préparer le budget prévisionnel pour l'année à venir ;

Soumettre les comptes et les transactions financières à l'approbation de l'assemblée générale ;

Assurer la comptabilité de la copropriété ;

Collecter les charges de copropriété en utilisant des appels de fonds ;

Procéder au recouvrement des charges impayées si nécessaire.

Quelles actions entamées en cas de manquement du syndic de copropriété ?

Changer de syndic

Si le syndic de copropriété ne remplit pas ses obligations, il est possible de le remplacer à la fin de son mandat. Ce processus se compose de quatre étapes :

Étape 1 : Premièrement, il est nécessaire de proposer le projet de changement de syndic pour qu'il soit inscrit à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Il faut donc envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic actuel, au moins deux mois avant la tenue de l'assemblée générale ;

Étape 2 : Il est important d'envoyer les convocations à l'assemblée générale aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date prévue. Il peut également être judicieux d'ajouter les projets de mise en concurrence des syndics ;

Étape 3 : Ensuite, il est important d'approuver le changement de syndic lors de l'assemblée générale. Cette décision doit être prise à la majorité absolue, en prenant en compte les tantièmes de tous les copropriétaires, qu'ils soient présents, absents ou représentés. Si cette majorité n'est pas atteinte mais que le projet de changement de syndic obtient plus d'un tiers des tantièmes, un second vote peut être organisé lors de la même assemblée générale, cette fois à la majorité simple ;

Étape 4 : Enfin, si le changement de syndic est approuvé, le nouveau syndic prend ses fonctions immédiatement. Le syndic sortant doit alors transmettre les documents comptables et administratifs au nouveau syndic dans un délai d'un mois.

Révoquer son syndic de copropriété

Dans le cas où votre syndic ne remplit pas ses obligations, cela constitue une faute de gestion et il peut se retrouver destitué et/ou tenu responsable sur le plan juridique. Si vous voulez alors remplacer votre syndic de copropriété, vous pouvez suivre ces 3 étapes :

Étape 1 : Inscrire la révocation du syndic actuel à l'ordre du jour de l'assemblée générale et l'envoyer au syndic actuel par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 2 mois avant la date de l'assemblée générale. Si les convocations sont envoyées avant votre demande, l'ordre du jour ne pourra pas être modifié et ne permettra pas la révocation du gestionnaire ;

Étape 2 : Faire un appel d'offre auprès de plusieurs syndics de copropriété, conformément à l'article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ;

Étape 3 : Voter pour la révocation du syndic actuel en assemblée générale. La majorité absolue est nécessaire pour le changement de syndic. Une fois votée, le nouveau syndic doit être nommé et cette décision doit être notifiée dans le procès-verbal d'assemblée générale. Dans les 30 jours suivants, l'ancien syndic doit transférer toutes les archives comptables et administratives au nouveau syndic.

Assigner son syndic de copropriété

Si votre syndic de copropriété commet une faute de gestion qui cause un préjudice, il peut être tenu responsable devant les tribunaux. Le syndicat des copropriétaires peut alors poursuivre en justice le syndic de copropriété. Le syndic peut être tenu responsable civilement ou pénalement.
En matière de responsabilité civile, les fautes professionnelles incluent :

Des erreurs comptables qui ont causé un préjudice à un copropriétaire ;

Le non-respect d'une ou plusieurs décisions prises en assemblée générale qui ont entraîné un préjudice ;

L'absence de procédure de recouvrement des charges impayées ;

Le manque de suivi des travaux dans les parties communes.

Dans ces cas-là, le tribunal judiciaire du lieu où se situe l'immeuble sera compétent.
Dans les situations plus graves, lorsque le syndic a enfreint la loi, la responsabilité pénale est engagée. Ci-dessous plusieurs exemples :

Si la négligence du syndic a causé un préjudice grave, comme un accident, par exemple si le toit laissait présager un effondrement ;

Si le syndic a volontairement détourné des fonds ;

Si le syndic a fait appel à des travailleurs non déclarés dans la copropriété.