Tout savoir sur le syndic bénévole

Le syndic bénévole représente une alternative de gestion en copropriété, permettant aux propriétaires de se passer des services coûteux d'un syndic professionnel. Ce modèle favorise une gestion autonome et peut réduire significativement les charges de copropriété. Si vous souhaitez explorer cette solution, découvrez les étapes nécessaires pour instaurer un syndic bénévole et opter pour une copropriété autogérée.

Qu'est-ce qu'un syndic bénévole ?

D'après la loi de 1965 qui encadre le statut de la copropriété des immeubles bâtis, la présence d'un syndic de copropriété est rendue obligatoire pour tous les immeubles. En l'absence de syndic, une copropriété est juridiquement en infraction.
Le loi reconnaît différentes formes de syndic de copropriété :

Le syndic professionnel, assuré par une société spécialisée, offre une expertise juridique et technique. Toutefois, ce modèle s'accompagne de frais élevés, avec une tendance à l'augmentation continue des honoraires.

Le syndic bénévole et le syndic coopératif, des solutions non-professionnelles, où les copropriétaires gèrent eux-mêmes leur immeuble. Ces modèles permettent de réduire les charges, d'accroître la transparence, et d'améliorer la réactivité dans le suivi des dossiers (travaux, dépenses énergétiques, etc.).

Contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole n'est pas tenu de détenir une carte professionnelle ou de souscrire une garantie financière. Ces obligations, prévues par les lois Hoguet et ALUR, ne s'appliquent qu'aux syndics professionnels.
Un syndic bénévole désigne un copropriétaire élu en assemblée générale, chargé des mêmes responsabilités qu'un syndic classique, que nous détaillerons ci-dessous.

Le syndic bénévole et ses obligations

Le syndic bénévole se voit attribuer plusieurs missions. En premier lieu, il est chargé de veiller à l'entretien et à la préservation de l'immeuble. Ainsi, il peut prendre l'initiative de convoquer des travaux urgents s'il juge que ces derniers sont indispensables pour garantir la bonne tenue de l'immeuble.
Le syndic bénévole est également chargé de diverses tâches administratives telles que l'envoi des convocations pour les assemblées générales, la tenue de ces assemblées, le suivi des contrats avec les prestataires, etc. Il a pour mission de veiller à ce que le règlement de copropriété soit respecté et à faire appliquer les décisions prises lors des assemblées générales.
Pour finir, le syndic bénévole est responsable des tâches financières, telles que la collecte des charges auprès des autres copropriétaires, l'envoi des appels de fonds trimestriels et la tenue de la comptabilité de la copropriété, y compris le grand livre.

Comment créer un syndic bénévole ?

Si vous envisagez de mettre en place un syndic bénévole dans votre copropriété, il est important de communiquer cette intention aux autres copropriétaires. Pour maximiser vos chances de succès, vous pouvez mettre en avant les nombreux avantages d'une gestion autonome de la copropriété, tels que la réduction des coûts, une gestion plus transparente et un suivi en temps réel des dossiers en cours.
Ensuite, il est nécessaire d'inscrire cette question à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale en informant le syndic actuel par LRAR ou par remise en main propre contre récépissé de votre intention de passer en syndic bénévole.
Dans le cas où la demande serait formulée de manière adéquate, le syndic en place doit inclure cette demande à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale.
Ensuite, lors de l'assemblée générale, les copropriétaires doivent voter pour élire le nouveau syndic. Selon l'article 25 de la loi de 1965, vous devez obtenir la majorité absolue afin d'être élu syndic de la copropriété.
Après avoir été élu comme syndic bénévole, vous devez demander au syndic sortant le transfert des documents et archives, qui incluent les procès-verbaux d'assemblées générales, le grand livre et le règlement de copropriété. Le syndic sortant est tenu de procéder à ce transfert dans un délai d'un mois à partir de la fin de ses fonctions.

Syndic bénévole : sa rémunération

Le syndic bénévole a droit à une compensation pour toutes les dépenses qu'il engage dans l'exercice de ses fonctions. En effet, les autres copropriétaires sont responsables de rembourser les coûts liés aux frais d'envoi des convocations d'assemblée générale, aux assurances, aux honoraires des professionnels tels que les architectes, etc.
Le syndic bénévole peut éventuellement recevoir une rémunération, mais celle-ci doit être soumise à l'impôt sur le revenu. Cette rémunération doit être complémentaire par rapport à ses revenus principaux.

Syndic bénévole : l'assurance

Bien que le syndic bénévole ne soit pas formellement contraint de souscrire une assurance en responsabilité civile pour sa mission, il est fortement conseillé d'en souscrire une afin de se protéger de toute éventuelle responsabilité.
Comme mentionné précédemment, en qualité de syndic bénévole, vous êtes chargé de diverses tâches dans la copropriété, telles que la gestion comptable, le suivi des travaux, les appels de fonds, et autres. Bien que les tribunaux soient généralement indulgents envers les syndics bénévoles, nous vous recommandons vivement de souscrire une assurance responsabilité civile pour vous protéger contre toute faute, erreur ou négligence éventuelle.

La démission du syndic bénévole

Il peut arriver que le copropriétaire nommé syndic bénévole se voit dans l'obligation de démissionner en cours de mandat. Cette démission peut être due à des raisons factuelles telles qu'un déménagement du syndic bénévole, qui entraîne de nombreuses formalités à accomplir à titre personnel.
Le syndic bénévole qui souhaite démissionner doit inclure explicitement sa démission et la nomination d'un nouveau syndic à l'ordre du jour de l'assemblée générale convoquée à cet effet.
Il est vivement conseillé au syndic bénévole de donner un préavis avant de démissionner, afin de permettre à la copropriété de prévoir l'élection d'un nouveau syndic. Toutefois, sauf mention contraire dans le contrat, il n'en est pas obligé.
Lors de l'élection d'un nouveau syndic, le syndic bénévole démissionnaire est tenu de remettre l'ensemble des documents administratifs et comptables liés à la gestion de la copropriété dans un délai d'un mois. De plus, il doit fournir l'état et le solde des comptes de la copropriété dans un délai de trois mois.

Quelles sont les différences entre un syndic bénévole et un syndic coopératif ?

Comme il a été mentionné auparavant, le syndic de copropriété non-professionnel peut être classé en deux catégories :

Le syndic bénévole ;

Le syndic coopératif.

Le modèle du syndic coopératif implique l'élection d'un groupe de copropriétaires en tant que syndic de copropriété, contrairement au syndic bénévole.
En pratique, dans le modèle du syndic coopératif, le président du conseil syndical est nommé syndic de copropriété mais il est épaulé par les autres membres du conseil syndical qui se répartissent les différentes missions selon leurs compétences et préférences, que ce soit la gestion financière, administrative ou la communication.

Comment se former pour être syndic bénévole ?

Pour exercer la fonction de syndic bénévole, il est nécessaire de disposer de compétences variées dans plusieurs domaines, notamment le droit, la comptabilité, la gestion financière, ainsi que la gestion administrative. Si vous avez des lacunes dans certains domaines, ne vous inquiétez pas, il existe des entreprises spécialisées dans la gestion autonome.
En tant que syndic bénévole, il est important de garantir le bon fonctionnement de la copropriété et de faire respecter les règles établies dans le règlement intérieur. Outre les compétences techniques, il est essentiel pour le syndic de copropriété de posséder des qualités telles que la patience, l'organisation, l'écoute, ainsi que la capacité de s'exprimer clairement. La communication est une compétence essentielle pour résoudre les conflits qui peuvent survenir au sein de la copropriété.

Quelles sont les conséquences si le syndic bénévole se révèle être malhonnête ?

Le syndic bénévole élu est souvent un copropriétaire qui bénéficie de la confiance de la communauté de copropriétaires. Il doit ouvrir un compte bancaire distinct au nom de la copropriété et est responsable en cas de détournement de fonds. Cela implique qu'il doit agir avec transparence et être digne de confiance.
Cependant, si le syndic bénévole se comporte malhonnêtement en détournant des fonds de la copropriété, il encourt de lourdes sanctions. Il peut être soumis à des poursuites pénales et risque la saisie des lots qu'il possède. De plus, si une faute grave est commise, il est possible de révoquer le syndic bénévole avant la fin de son mandat en organisant une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.