Que pouvons nous penser sur la gestion de sa copropriété par un syndic en ligne ?

Selon la loi du 10 juillet 1965, le syndic de copropriété est chargé de la gestion administrative et financière de cette dernière. Si le syndic professionnel est le modèle le plus connu et utilisé en France, de nouvelles méthodes de gestion ont récemment fait leur apparition sur le marché : les syndics en ligne. Moins coûteux que les syndics traditionnels, ces néo-syndics proposent une gestion dématérialisée et à distance de la copropriété. Qu'est-ce qu'un syndic en ligne ? Comment fonctionne-t-il ? Quelles sont ses tâches ? Faisons le point ensemble dans cet article.

Qu'est-ce qu'un syndic de copropriété en ligne ?

Selon l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, toute copropriété doit être gérée par un syndic de copropriété. La loi reconnaît trois types de gestion différents : les syndics professionnels, coopératifs et bénévoles.
Le syndic professionnel se définit en étant une personne physique ou morale externe à la copropriété qui va néanmoins s'occuper de sa gestion moyennant le versement d'honoraires. C'est le modèle le plus répandu en France ; on estime qu'un syndic professionnel gère aujourd'hui 80 % des copropriétés.
Malheureusement depuis quelques années, la satisfaction des copropriétaires à l'égard des syndics professionnels a diminué. De plus, la digitalisation de nombreux services force le domaine du syndic à se moderniser, ainsi les copropriétaires sont à la recherche de nouvelles stratégies de gestion pour leur immeuble.
C'est pourquoi, sont récemment apparus sur le marché des syndics en ligne qui sont, en réalité, des syndics professionnels proposant une gestion digitale de la copropriété. Les prix sont compétitifs : environ 40% de moins qu'un syndic professionnel ! L'une des plus grandes différences entre un syndic en ligne et un syndic professionnel traditionnel est le manque d'agence physique. En effet, toute la gestion est effectuée à distance. Par conséquent, toutes les communications se font principalement par téléphone, vidéoconférence ou email.

Comment fonctionne un syndic en ligne et quelles tâches accomplit-il ?

Les fonctions de syndic de copropriété sont décrites dans l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Le syndic en ligne doit accomplir les mêmes tâches qu'un syndic traditionnel, à savoir :

La gestion administrative de la copropriété comprend la convocation et la tenue d'une assemblée générale annuelle, la mise à jour régulière de la fiche synthétique de la copropriété, la gestion des changements qui concernent l'immeuble, etc. ;

La gestion financière de la copropriété comprend l'établissement du budget prévisionnel qui sera approuvé par les copropriétaires lors de l'assemblée générale et à la majorité simple, la tenue à jour de la comptabilité, le recouvrement des charges de la copropriété, etc. ;

La gestion de l'entretien de l'immeuble et de la sécurité des occupants (propriétaires et locataires) en faisant appel à des prestataires professionnels pour maintenir un bon niveau de salubrité, faire des réparations ou travaux d'urgence ou encore des travaux de conservation, etc.

De plus, si la copropriété est dotée d'un conseil syndical, cet organe veille à la bonne exécution des tâches du syndic et assiste le syndic dans ses missions. À titre indicatif, un vote en assemblée générale à la majorité des deux tiers offre au syndicat des copropriétaires la possibilité de ne pas nommer de conseil syndical.

À quoi se limite un syndic de copropriété ?

Bien que les syndics en ligne offrent certains avantages, tels que des honoraires inférieurs à ceux d'un syndic traditionnel, le modèle de syndic en ligne comporte également plusieurs restrictions. Nous allons entrer plus en détail à leur sujet ci-dessous.

Manque de connaissances sur les copropriétés gérées

Le manque d'agence physique et le fait que les gérants ne se déplacent pas dans les copropriétés justifient les frais de service réduits d'un syndic en ligne. En réalité, la possibilité pour le gérant de se déplacer ponctuellement au sein de la copropriété est l'un des avantages de l'affiliation à un syndic professionnel, même si ces déplacements sont généralement compensés par des frais annexes et sont donc comptabilisés dans le coût global du contrat en tant que supplément. Cependant, tous les syndics en ligne n'offrent pas ce service, ou ils le font uniquement dans des zones géographiques particulières qui sont spécifiées dans le contrat signé entre les copropriétaires et le syndic gestionnaire.
Or, le fait de ne pas se déplacer entraîne la méconnaissance du bâtiment géré. Effectivement, le gestionnaire n'a pas les connaissances nécessaires pour comprendre les spécificités de la copropriété, ce qui rend certaines de ses tâches, comme la gestion des sinistres, plus difficiles.

Manque de réactivité

Parce que le syndic en ligne ne connaît pas bien la copropriété, il est souvent lent à réagir en cas d'urgence par exemple. Par conséquent, le conseil syndical prend fréquemment la main afin de contrôler les actions du syndic. L'enjeu réside en réalité dans le partage opéré par le syndic en ligne entre la gestion administrative et les tâches quotidiennes à effectuer dans la copropriété.
Par exemple, dans le cas où la copropriété doit commencer des travaux urgents, l'organe décisionnel doit être présent pour évaluer la question. Néanmoins, c'est le conseil syndical qui doit prendre l'initiative lorsque la copropriété est gérée à distance. Même si le conseil syndical s'occupe de tout, le syndic en ligne doit tout de même donner son consentement afin de mettre en œuvre chaque étape nécessaire.

Juridiquement qui porte la responsabilité en cas de faute ?

Comme dit précédemment, le syndic en ligne ne se déplace pas dans les copropriétés ce qui implique que certaines tâches sont donc confiées au conseil syndical, telles que :

Tenir les assemblées générales et agir comme secrétaire de séances lors de ces dernières ;

Suivre les travaux de la copropriété et assurer un acte de présence afin de recevoir les prestataires externes travaillant pour la copropriété ;

Relever et transférer les données des compteurs d'eau, de gaz ou d'électricité aux fournisseurs ;

Etc…

Se soulève alors le sujet de la responsabilité civile des missions déléguées : est-ce la faute du syndic en ligne ou des conseillers syndicaux lorsqu'une erreur est faite ? En fait, la loi n'est pas claire sur cette question, ce qui pourrait représenter un problème lors d'un litige juridique.

Les autres possibilités

Une alternative viable au syndic de copropriété en ligne est le syndic coopératif. Pour rappel, dans un syndic coopératif, ce sont les membres du conseil syndical qui garantissent la gestion administrative et financière de la copropriété, sans avoir recours à un intermédiaire. Malgré le fait que seul le président du conseil syndical a le pouvoir légal d'un syndic, tous les conseillers syndicaux sont libres de participer activement à la gestion et de se répartir les tâches selon leurs disponibilités.
Plusieurs avantages du syndic coopératif comprennent :

Une baisse des charges de copropriété : les copropriétaires ne versant plus d'honoraires au syndic, les charges de copropriété se voient diminuées. De plus, les conseillers syndicaux faisant partie des copropriétaires, partagent les mêmes intérêts. Les syndics coopératifs ont donc pour habitude de renégocier les contrats des fournisseurs à l'anniversaire de ces derniers afin de réduire les coûts des prestataires ou même d'obtenir un meilleur service ;

Un meilleur temps d'intervention dans la copropriété : en cas de problème, comme une fuite d'eau, tout conseiller syndical peut prendre en charge la situation et faire appel directement à un plombier. En effet, le syndic coopératif permet de réduire les intermédiaires, accélérant ainsi la résolution des affaires en cours ;

Une ambiance plus conviviale au sein de l'immeuble puisque la communication entre copropriétaires est généralement plus facile qu'avec un syndic professionnel. De plus, comme le modèle de syndic coopératif nécessite plusieurs copropriétaires, les interactions sont plus ouvertes et conviviales.

Vous savez déjà que l'autogestion, lorsqu'elle est possible, permet un contrôle plus efficace de la copropriété. En réalité, pour utiliser cette solution de gestion, il n'est pas nécessaire d'avoir des compétences spécifiquement liées à la gestion de copropriété.