Tout savoir sur le syndic non-professionnel

Depuis la loi du 10 juillet 1965 , il est obligatoire en France qu'une copropriété soit gérée par un syndic. Il existe deux types de gestion : les syndics professionnels et non professionnels. Il existe des distinctions juridiques entre ces deux types de modèles, et nous les expliquons toutes dans cet article.

Qu'est-ce qu'un syndic non-professionnel et quelles sont ces particularités ?

Comment distinguer un syndic professionnel d'un syndic non professionnel ?

Les modèles de syndic professionnel et de syndic non professionnel, ont été instaurés par la loi du 10 juillet 1965 qui a fixé le statut de copropriété d'immeubles bâtis. Le modèle de syndic non professionnel regroupe la gestion coopérative et bénévole d'une copropriété.
Lorsqu'il s'agit d'un syndic professionnel, c'est à la copropriété que revient l'élection, à la majorité absolue, d'une personne morale externe à la copropriété pour exercer les fonctions de syndic, qui seront traitées plus en détail dans la suite de cet article.
Sachez qu'il existe certaines exigences que le syndic professionnel doit respecter afin d'exercer légalement son métier. Il doit, entre autres :

Détenir une carte professionnelle délivrée par la Chambre de Commerce et d'Industrie (CCI), attestant du statut de "syndic de copropriété".

Disposer d'une garantie financière adéquate afin de rembourser la copropriété en cas de situation de faillite.

Être assuré en responsabilité civile pour couvrir les erreurs de gestion éventuelles.

Selon les lois Alur et Hoguet, ces exigences s'appliquent à tous les cabinets de syndic professionnels. Le syndicat des copropriétaires rémunère le syndic sous forme d'honoraires grâce à un forfait établie dans le contrat qui comprend tous les services détaillés du syndic.
En revanche, dans le cas d'un syndic non professionnel, ce dernier doit obligatoirement être propriétaire d'un ou plusieurs lots de la copropriété. En effet, le syndic non professionnel est une forme d'autogestion qui permet aux copropriétaires de gérer leur copropriété sans recourir à un syndic professionnel. Les copropriétaires, en choisissant l'autogestion de leur immeuble, réalisent des économies intéressantes sur les charges de copropriété.
Le syndic non professionnel n'est pas un professionnel, comme son nom l'indique. Il va donc de soi que le ou les copropriétaires choisis en qualité de syndic ne sont pas tenus d'avoir une carte professionnelle ou une garantie financière. Néanmoins, un syndic bénévole ou coopératif se doit de souscrire une police d'assurance responsabilité civile qui le couvrira en cas de défaut de gestion ou de manquement à l'une de ses obligations légales.
Il est important de souligner qu'un syndic non professionnel ne perçoit pas d'honoraires. Toutefois, la copropriété rembourse les dépenses qu'il a engagées pour cette dernière (comme les frais de téléphone ou de déplacement, par exemple). En outre, le syndicat des copropriétaires peut décider en assemblée générale à la majorité absolue requise par l'article 25 de verser au syndic non professionnel une rémunération pour services rendus.

Quelles tâches doit remplir le syndic non professionnel ?

Semblable à un syndic professionnel, un syndic bénévole ou coopératif est tenu d'accomplir diverses tâches :

Assurer la représentation légale du syndicat des copropriétaires, y compris la signature des contrats et la représentation devant les tribunaux si nécessaire ;

Gérer la gestion administrative de la copropriété, notamment en mettant à jour annuellement les données d'immatriculation sur le registre national des copropriétaires et en souscrivant une assurance pour les parties communes ;

Organiser l'assemblée générale annuelle obligatoire en envoyant les convocations par lettre recommandée avec accusé de réception à tous les copropriétaires ;

Veiller à la garantie de sécurité des habitants en convoquant des travaux urgents dans les parties communes si la sécurité est en danger, comme la réparation d'un mur menaçant de s'effondrer ;

Assurer la bonne tenue de la copropriété en veillant à l'application du règlement de copropriété et des décisions prises en assemblée générale ;

Gérer la comptabilité de la copropriété, en établissant le budget prévisionnel, en faisant approuver les comptes en assemblée générale par un vote à la majorité absolue, et en réalisant la comptabilité.

Quels sont les différents modèles de syndics non-professionnels ?

Deux modèles de gestion non professionnelle de la copropriété existent : le modèle bénévole et coopératif.

Comment définir un syndic bénévole ?

Comme mentionné précédemment, un syndic bénévole est propriétaire d'un ou plusieurs lots au sein de la copropriété, il doit être élu syndic par l'assemblée générale à la majorité absolue requise par l'article 25. Ce qui veut dire que cette élection doit être approuvée en obtenant la majorité des voix de tous les copropriétaires, même ceux qui se sont abstenus, étaient absents ou n'ont pas été représentés. Ensuite, via un contrat du syndic, il sera rattaché au syndicat des copropriétaires.

Il a diverses responsabilités mais ne reçoit aucune rémunération pour celles-ci. Cependant, la copropriété peut, une fois de plus avec une majorité absolue, décider de lui accorder une compensation financière. Afin d'être conforme à la loi, cet avantage doit être mentionné au point 8 du contrat type de syndic intitulé « Défraiement et rémunération du syndic non professionnel ».
Il existe deux options pour payer votre syndic :

Sous forme de rémunération pour son rôle de syndic : celle-ci est sujette à l'impôt sur le revenu en tant que revenu non commercial, et est également assujettie à des prélèvements sociaux.

Un remboursement des frais engagés : le syndic bénévole doit mentionner dans son contrat de syndic l'indemnisation des fonds avancés, tels qu'une police d'assurance responsabilité civile, un abonnement mobile, les frais de déplacement, etc.

Il est important de comprendre que les missions du syndic sont soutenues par le conseil syndical. Celui-ci est composé de copropriétaires qui sont désignés à la majorité absolue en assemblée générale comme " conseillers syndicaux". Le conseil syndical sert d'intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic de copropriété. Sa désignation est facultative mais fortement conseillée car elle permet une gestion plus responsable de la copropriété.

Comment définir un syndic coopératif ?

Peu connu, le modèle de syndic coopératif est pourtant prévu et défini par les articles 14 et 17-1 de la loi du 10 juillet 1965.
Bien que ce modèle s'apparente au modèle du syndic bénévole en permettant l'autogestion de la copropriété, il présente plusieurs différences.
Avant tout, une copropriété doit élire les membres du conseil syndical à la majorité absolue en assemblée générale afin de pouvoir être gérée par un modèle de syndic coopératif. Ensuite, les conseillers syndicaux éliront un président, aussi appelé président-syndic. Ainsi un syndic coopératif a les mêmes devoirs qu'un syndic professionnel ou bénévole et est tenu de souscrire une police d'assurance responsabilité civile afin d'être protégé en cas de défaillance de la gestion.
Cependant, à la différence d'un syndic bénévole, le président-syndic de la copropriété n'exécute pas seul toutes les tâches. Il peut compter sur les autres membres du conseil syndical qui peuvent se répartir le travail selon leurs intérêts et autres obligations personnelles.
Dans le cas d'un syndic coopératif, il est recommandé que les conseillers syndicaux soient répartis en commissions axées sur les divers missions que peut imposer la copropriété :

Gestion administrative : ses tâches consisteront à la convocation des copropriétaires aux assemblées générales, en l'envoie des procès-verbaux, à mettre à jour les données d'immatriculation de la copropriété et à tenir le carnet d'entretien de la copropriété ;

Gestion comptabilité et finances : envoi des appels de fonds, recouvrement des charges de copropriété, paiement des fournisseurs et négociation des contrats ;

Gestion judiciaire : s'assurer que les contrats des fournisseurs soient complets et qu'il n'y a pas de vices ;

Gestion des sinistres et petits travaux : sélection de prestataires en cas d'inondation par exemple, gestion du budget des petits travaux et suivi de leur avancement ;

Gestion des projets à grande échelle : les membres de cette commission sont chargés de tâches plus importantes comme la rénovation énergétique ou la réparation d'extérieurs endommagés.

Gestion de la communication : domaine nécessaire pour maintenir la cohésion entre les voisins, pour informer les copropriétaires des actualités sur la copropriété et pour afficher des informations sur les projets de travaux dans les parties communes et sur les ascenseurs.

Pour quelle raison opter pour le modèle de syndic non-professionnel ?

De nombreux avantages existent à choisir une gestion de copropriété non professionnelle :

Économie sur les charges : puisque les syndics bénévoles ou coopératifs ne sont pas rémunérés, les frais qui s'appliquent à la copropriété sont considérablement réduits. Ces économies vous permettent soit de réduire le montant de vos appels de fonds, soit de réinjecter l'économie que vous avez réalisé dans des projets de travaux par exemple.

Plus de réactivité : en tant que copropriétaire, dans un modèle de syndic bénévole ou coopératif vous êtes partie prenante de la copropriété et avez tout intérêt à vous impliquer dans une gestion efficace de cette dernière. À l'instar d'un syndic coopératif ou d'un syndic bénévole dont le gestionnaire est un copropriétaire, il favorise les intérêts de l'immeuble. Il va, par exemple, mettre plus fréquemment en concurrence les contrats avec les fournisseurs et faire avancer les choses en copropriété pour que les actifs prennent de la valeur ;

La transparence de la gestion : sans entreprises intermédiaires, les copropriétaires ont une vision plus transparente et directe sur ce qui se passe dans la copropriété, permettant une meilleure maîtrise des enjeux qu'elle est susceptible de rencontrer ;

Un processus décisionnel accéléré : parce que les décisions sont prises directement entre copropriétaires, la communication et les processus décisionnels sont plus rapides.

Quels outils existent pour accompagner le syndic non professionnel ?

Même si certains copropriétaires peuvent encore être sceptiques quant à la capacité d'un gestionnaire non-professionnel pour assurer la gestion d'une copropriété, il existe désormais des outils incroyablement intuitifs et faciles à utiliser.
En effet, il existe des entreprises qui accompagnent les syndics bénévoles et coopératifs dans la gestion de leur copropriété grâce à plusieurs leviers :

Des plateformes digitales de gestion pour les sujets courants ;

Des personnes en interne qui prennent le relai sur les sujets techniques : comptable, juridique ou encore concernant les travaux.

Comment changer de syndic ?

Peu importe le modèle de syndic non professionnel privilégié au sein d'une copropriété, il est important d'être conscient que la gestion de l'immeuble peut être changé dans deux situations bien différentes :

Chaque année, lors de l'assemblée générale annuelle, il est possible de voter la révocation du syndic. Tout copropriétaire peut choisir d'ajouter cette résolution à l'ordre du jour en adressant une lettre recommandée avec accusé de réception au syndic en fonction. Nous vous conseillons d'adresser votre demande au moins deux mois avant la date de l'AG afin de respecter le délai légal d'envoi des convocations qui est de 21 jours.

Sélection d'un nouveau syndic : Les copropriétaires devront alors choisir un nouveau syndic pour remplacer l'ancien. Il est recommandé de solliciter des devis de différents syndics pour comparer les services proposés et les tarifs.

Notification du changement : Une fois le nouveau syndic sélectionné, une lettre recommandée avec accusé de réception doit être envoyée à l'ancien syndic pour l'informer du changement. Cette lettre doit également être adressée au nouveau syndic pour lui notifier sa nomination.

Transfert des documents : L'ancien syndic devra transférer tous les documents et archives relatifs à la copropriété au nouveau syndic. Cela inclut les contrats, les comptes bancaires, les dossiers de sinistres, etc.

Mise en place du nouveau syndic : Une fois que le nouveau syndic a pris ses fonctions, il sera en charge de la gestion quotidienne de la copropriété selon les termes du contrat et les décisions prises lors de l'assemblée générale.